Política de Privacidad

1. Introducción

Timberline Dynamics LLC ("nosotros", "nos" o "nuestro") respeta su privacidad y está comprometida con la protección de la información personal que usted comparte con nosotros. Esta Política de Privacidad explica qué datos recopilamos, cómo los utilizamos, las bases legales para su tratamiento y sus derechos respecto de dichos datos cuando usted utiliza nuestro sitio web (www.timberlinedynamics.com), nuestra aplicación móvil, nuestro portal de clientes, nuestros servicios de asistente de voz con IA y las comunicaciones relacionadas (en conjunto, los "Servicios").

Al utilizar nuestros Servicios, usted reconoce que ha leído y comprendido esta Política de Privacidad. Si no está de acuerdo con nuestras prácticas, le solicitamos que no utilice nuestros Servicios.

2. Información que recopilamos

2a. Información que usted proporciona directamente

• Nombre completo (nombre y apellido)
• Dirección de correo electrónico
• Número de teléfono
• Nombre de la empresa y sector
• Nivel de servicio o paquete seleccionado
• Detalles de los tickets de soporte (asunto, descripción, categoría)
• Credenciales de la cuenta (correo electrónico y contraseña, almacenada de forma segura mediante cifrado hash)
• Documentos de entrenamiento e instrucciones personalizadas que usted carga para su agente de IA
• Información de facturación y pago (procesada de forma segura por Stripe; no almacenamos números de tarjeta completos)

2b. Información recopilada automáticamente a través de nuestros Servicios

• Grabaciones y transcripciones de llamadas generadas por nuestro asistente de voz con IA
• Resúmenes de llamadas y clasificaciones de resultados generados por IA
• Números de teléfono de las personas que llaman y metadatos de las llamadas (duración, hora, resultado)
• Contenido de los mensajes de voz y de los mensajes dejados por las personas que llaman
• Registros de mensajes SMS (mensajes enviados hacia y desde el número de su empresa)
• Datos de clientes potenciales del sitio web enviados a través del widget "Text Us" ("Envíenos un mensaje de texto") de un cliente (nombre del visitante, número de teléfono móvil, mensaje y registro del consentimiento para SMS)

2c. Información recopilada mediante el uso del sitio web y de la aplicación

• Tipo de dispositivo, sistema operativo y tipo de navegador
• Dirección IP y ubicación geográfica aproximada
• Páginas visitadas, funciones utilizadas y patrones de interacción
• URL de referencia y términos de búsqueda que lo llevaron a nuestro sitio
• Tokens de notificaciones push (aplicación móvil, con su permiso)

3. Cómo utilizamos su información

Utilizamos la información que recopilamos para los siguientes fines:

• Para prestar y gestionar nuestro asistente de voz con IA y los servicios relacionados
• Para crear y mantener su cuenta del portal de clientes y de la aplicación móvil
• Para procesar y responder a los tickets de soporte
• Para enviar notificaciones de la cuenta y actualizaciones del servicio por correo electrónico o notificación push
• Para enviar confirmaciones y recordatorios de reservas de citas
• Para comunicarnos sobre su nivel de servicio, su facturación o el estado de su cuenta
• Para procesar pagos y gestionar su suscripción a través de Stripe
• Para mejorar nuestros servicios, la precisión de la IA y la experiencia del usuario
• Para cumplir con obligaciones legales y hacer cumplir nuestros Términos de Servicio
• Para detectar y prevenir fraudes, abusos o incidentes de seguridad

4. Base legal para el tratamiento

Tratamos su información personal con fundamento en una o más de las siguientes bases legales:

• Ejecución de un contrato: Tratamiento necesario para prestar los Servicios a los que usted se ha suscrito
• Consentimiento: Cuando usted ha otorgado su consentimiento explícito, por ejemplo, para mensajes SMS o comunicaciones de marketing
• Intereses legítimos: Para la mejora del servicio, la seguridad y la prevención del fraude, siempre que sus derechos no prevalezcan sobre dichos intereses
• Obligación legal: Cuando el tratamiento sea necesario para cumplir con las leyes y regulaciones aplicables

5. SMS / Mensajes de texto

Cuando usted proporciona su número de teléfono, puede recibir mensajes SMS/de texto de Timberline Dynamics LLC para los siguientes fines:

• Notificaciones del servicio (p. ej., alertas de nuevos clientes potenciales, actualizaciones de la cuenta)
• Códigos de un solo uso (OTP) para la verificación del inicio de sesión
• Recordatorios de citas y confirmaciones de reservas
• Actualizaciones del estado de los tickets de soporte

Widget de mensajes de texto del sitio web ("Text Us"). Algunos clientes agregan nuestro widget "Text Us" ("Envíenos un mensaje de texto") a sus propios sitios web. Cuando un visitante envía el widget, proporciona su nombre y su número de teléfono móvil y debe marcar de forma afirmativa una casilla de consentimiento por la que acepta recibir mensajes de texto sobre su consulta. Registramos dicho consentimiento (incluida una marca de tiempo y el texto del consentimiento que se mostró) y utilizamos el número del visitante únicamente para responder y dar seguimiento a esa consulta en nombre de la empresa. Pueden aplicarse las tarifas estándar por mensajes y datos, y los visitantes pueden responder STOP en cualquier momento para darse de baja.

Los datos de suscripción voluntaria desde dispositivos móviles y la información sobre el consentimiento para SMS recopilados a través de nuestro sitio web, portal o aplicación móvil nunca se comparten, venden ni divulgan a terceros ni a afiliados con fines de marketing o promocionales.

6. Grabación de llamadas y procesamiento con IA

Nuestro asistente de voz con IA graba y transcribe las llamadas realizadas al número de teléfono de su empresa. Detalles importantes sobre este tratamiento:

• Se informa a las personas que llaman, al inicio de cada llamada, que están hablando con un asistente de IA y que la llamada puede ser grabada
• Las grabaciones, las transcripciones y los resúmenes de llamadas generados por IA se almacenan de forma segura y son accesibles para usted a través del portal de clientes y de la aplicación móvil
• Los datos de las llamadas pueden utilizarse para mejorar la calidad de nuestro servicio de IA (consulte la Sección 10)
• Las grabaciones de llamadas se conservan de conformidad con nuestra política de conservación de datos (consulte la Sección 9)

7. Cookies y tecnologías de seguimiento

Nuestro sitio web y nuestros servicios pueden utilizar las siguientes tecnologías:

• Cookies esenciales: Necesarias para la autenticación, la gestión de sesiones y la seguridad (p. ej., sesiones de inicio de sesión, protección contra CSRF)
• Analítica: Podemos utilizar herramientas de analítica respetuosas de la privacidad para comprender cómo utilizan los visitantes nuestro sitio web y mejorar nuestros servicios. Estos datos son agregados y no identifican personalmente a usuarios individuales
• Almacenamiento local: Se utiliza para almacenar tokens de autenticación y preferencias del usuario en su navegador o en la aplicación móvil
• Medición publicitaria (Píxel de Meta): En nuestro sitio web público (no en el portal de clientes ni en la aplicación móvil), utilizamos el Píxel de Meta para medir el rendimiento de nuestros anuncios en Facebook e Instagram —por ejemplo, si alguien que vio un anuncio visitó después nuestra página de precios o inició el pago— y para mostrar nuestros anuncios a personas con más probabilidades de estar interesadas. El Píxel utiliza cookies y envía a Meta la página que visitó e información básica del navegador y del dispositivo. Nunca enviamos a Meta su nombre, correo electrónico, número de teléfono ni datos de pago, y el Píxel no se ejecuta en páginas que contienen enlaces de cuenta o información de inicio de sesión

Puede desactivar la medición publicitaria en cualquier momento mediante Sus opciones de privacidad, al pie de cada página. También respetamos las señales Global Privacy Control (GPC) del navegador como solicitud de exclusión. Desactivarla no afecta su uso de nuestro sitio web ni de nuestros servicios.

8. Servicios de terceros

Utilizamos los siguientes servicios de terceros para operar nuestra plataforma. Sus datos pueden compartirse con estos proveedores únicamente para los fines descritos:

• Supabase — Alojamiento de bases de datos, autenticación e infraestructura de backend
• Stripe — Procesamiento de pagos y gestión de suscripciones
• Retell AI — Plataforma de agentes de voz con IA que impulsa nuestro servicio de recepcionista virtual. Retell, a su vez, se apoya en sus propios subencargados del tratamiento para prestar el servicio — incluidos Soniox (transcripción de voz a texto) e Ironclad (gestión de contratos y acuerdos) — y mantiene la lista vigente de sus subencargados en sus propios Términos de Servicio y Política de Privacidad.
• Twilio — Infraestructura de telefonía, aprovisionamiento de números telefónicos y entrega de SMS
• Google (Gmail API) — Entrega de correos electrónicos para notificaciones de la cuenta y actualizaciones de tickets de soporte
• Cloudflare — Alojamiento del sitio web, CDN y protección contra DDoS
• Meta Platforms — Medición publicitaria en nuestro sitio web público mediante el Píxel de Meta (consulte la Sección 7)
• Expo / Apple / Google — Distribución de la aplicación móvil y entrega de notificaciones push

Cada proveedor de servicios externo está sujeto a sus propias políticas de privacidad y acuerdos de tratamiento de datos y, cuando un proveedor contrata a sus propios subencargados del tratamiento, dichos subencargados están sujetos a obligaciones equivalentes en materia de protección de datos. No vendemos, alquilamos ni intercambiamos su información personal con ningún tercero con fines de marketing.

9. Conservación de datos

Conservamos su información personal mientras su cuenta esté activa o durante el tiempo que sea necesario para prestarle nuestros servicios. Los plazos de conservación específicos incluyen:

• Datos de la cuenta: Se conservan mientras su cuenta esté activa y se eliminan al recibir la solicitud de eliminación de la cuenta
• Grabaciones de audio de las llamadas: Se conservan durante 90 días (plan Basecamp) o 180 días (planes Ridgeline y Summit) a partir de la fecha de la llamada y luego se eliminan de forma permanente
• Transcripciones, resúmenes y metadatos de las llamadas: Se conservan mientras su cuenta esté activa, incluso después de que se haya eliminado el audio de la llamada correspondiente
• Registros de facturación: Se conservan según lo exijan las leyes fiscales y contables (normalmente 7 años)
• Tickets de soporte: Se conservan mientras su cuenta esté activa

Cuando usted elimina su cuenta, eliminamos sus datos personales, grabaciones de llamadas, transcripciones, mensajes, documentos de entrenamiento y datos de configuración en un plazo de 30 días. Las grabaciones de llamadas se borran primero del almacenamiento, de modo que no puedan subsistir más allá de los registros que hacen referencia a ellas. Pueden persistir copias residuales de los registros de la base de datos en nuestras copias de seguridad cifradas hasta por 7 días después de la eliminación; dichas copias de seguridad no se restauran para su uso activo, y cualquier copia restaurada se vuelve a eliminar. Es posible que se conserve cierta información cuando lo exija la ley o con fines comerciales legítimos (p. ej., resolver disputas, hacer cumplir acuerdos o cumplir con una retención por orden legal).

10. Mejora del servicio y entrenamiento de IA

Timberline Dynamics puede revisar las grabaciones y transcripciones de las llamadas para mejorar la calidad del servicio, perfeccionar el comportamiento de la IA y resolver problemas de soporte. Los datos de las llamadas nunca se comparten con modelos de IA de terceros ni se utilizan para entrenarlos. Todo análisis de los datos de las llamadas se realiza sobre datos anonimizados y agregados cuando sea posible. Usted puede excluirse de las revisiones para la mejora del servicio comunicándose con [email protected].

11. Seguridad de los datos

Implementamos medidas de seguridad estándar del sector para proteger sus datos, incluidas conexiones cifradas (TLS/SSL), hash seguro de contraseñas, políticas de seguridad a nivel de fila en nuestra base de datos y autenticación de dos factores (TOTP) disponible para su cuenta. El acceso a los sistemas de producción está restringido exclusivamente al personal autorizado. Sin embargo, ningún método de transmisión o almacenamiento electrónico es 100% seguro, y no podemos garantizar una seguridad absoluta.

12. Sus derechos

Dependiendo de su ubicación, usted puede tener los siguientes derechos con respecto a su información personal:

Todos los usuarios:

• Acceder a la información personal que tenemos sobre usted
• Solicitar la corrección de información inexacta
• Solicitar la eliminación de su cuenta y de sus datos personales (disponible a través del portal de clientes, de la aplicación móvil o comunicándose con nosotros)
• Excluirse de las comunicaciones no esenciales
• Darse de baja de los mensajes SMS en cualquier momento respondiendo STOP
• Excluirse de las revisiones de datos para la mejora del servicio

Residentes de California (CCPA/CPRA):

• Derecho a saber qué información personal recopilamos, utilizamos y divulgamos
• Derecho a eliminar su información personal
• Derecho a excluirse de la venta o el intercambio de información personal: no vendemos su información personal. El uso del Píxel de Meta en nuestro sitio web público puede considerarse "intercambio" con fines de publicidad conductual entre contextos; puede excluirse mediante Sus opciones de privacidad o una señal Global Privacy Control
• Derecho a no ser discriminado por ejercer sus derechos de privacidad
• Derecho a corregir información personal inexacta
• Derecho a limitar el uso de información personal sensible — solo utilizamos información sensible en la medida necesaria para prestar los Servicios

Residentes de Oregón (Oregon Consumer Privacy Act — Ley de Privacidad del Consumidor de Oregón):

• Derecho a saber, acceder y obtener una copia de sus datos personales
• Derecho a la eliminación de sus datos personales
• Derecho a corregir datos inexactos
• Derecho a la portabilidad de los datos
• Derecho a excluirse de la publicidad dirigida, la venta de datos o la elaboración de perfiles: no vendemos sus datos ni elaboramos perfiles. Utilizamos el Píxel de Meta en nuestro sitio web público para la medición y la segmentación publicitarias; puede excluirse en cualquier momento mediante Sus opciones de privacidad o una señal Global Privacy Control

Residentes del Espacio Económico Europeo / Reino Unido (GDPR/UK GDPR):

• Derecho de acceso, rectificación y supresión de sus datos personales
• Derecho a la limitación del tratamiento o a oponerse a él
• Derecho a la portabilidad de los datos
• Derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento (cuando el tratamiento se base en el consentimiento)
• Derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control

Para ejercer cualquiera de estos derechos, comuníquese con nosotros en [email protected]. Responderemos a las solicitudes verificables en un plazo de 45 días (o de 30 días para las solicitudes conforme al GDPR). También puede eliminar su cuenta directamente a través del portal de clientes o de la aplicación móvil en cualquier momento.

13. Transferencias internacionales de datos

Nuestros servicios están alojados principalmente en los Estados Unidos. Si usted accede a nuestros Servicios desde fuera de los Estados Unidos, su información puede ser transferida, almacenada y procesada en los Estados Unidos, donde se encuentran nuestros servidores y proveedores de servicios. Al utilizar nuestros Servicios, usted consiente dichas transferencias. Nos aseguramos de que existan salvaguardas adecuadas para proteger sus datos de conformidad con esta Política de Privacidad y la legislación aplicable.

14. Privacidad de los menores

Nuestros Servicios están diseñados para empresas y no están dirigidos a personas menores de 18 años. No recopilamos a sabiendas información personal de menores de 13 años (o menores de 16 años en el EEE/Reino Unido). Si descubrimos que hemos recopilado información personal de un menor por debajo de la edad aplicable, eliminaremos dicha información de inmediato. Si cree que un menor nos ha proporcionado información personal, comuníquese con nosotros en [email protected].

Verificación de edad en las tiendas de aplicaciones. Para respaldar el cumplimiento de las leyes de verificación de edad en las tiendas de aplicaciones (incluida la Texas App Store Accountability Act — Ley de Responsabilidad de las Tiendas de Aplicaciones de Texas — y leyes estatales similares), la Apple App Store y Google Play pueden verificar la edad de un usuario y, en el caso de menores, obtener el consentimiento de sus padres o tutores antes de que se descargue o se modifique sustancialmente nuestra aplicación móvil. Cuando una tienda de aplicaciones nos proporciona la categoría de edad de un usuario o el estado del consentimiento parental, utilizamos esa información únicamente para cumplir con la legislación aplicable, hacer cumplir las restricciones relacionadas con la edad y proporcionar funciones de seguridad y configuraciones predeterminadas. No la utilizamos para publicidad, marketing, elaboración de perfiles ni analítica, no la vendemos ni la compartimos, y la eliminamos una vez completada la verificación correspondiente. Actualmente, nuestra aplicación móvil no solicita ni almacena señales de edad de las tiendas de aplicaciones.

15. Señales de "No rastrear"

Algunos navegadores web transmiten señales de "Do Not Track" ("No rastrear", DNT). Debido a que no existe un estándar del sector para el cumplimiento de DNT, nuestro sitio web actualmente no responde a las señales DNT. Sí respetamos las señales Global Privacy Control (GPC): si su navegador envía una, la tratamos como una solicitud de exclusión de la medición publicitaria y el Píxel de Meta no se carga.

16. Enlaces de terceros

Nuestro sitio web y nuestros servicios pueden contener enlaces a sitios web o servicios de terceros que no son propiedad de Timberline Dynamics LLC ni están controlados por ella. No somos responsables de las prácticas de privacidad de estos terceros. Le recomendamos revisar las políticas de privacidad de cualquier sitio de terceros que visite.

17. Modificaciones de esta Política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad periódicamente. Las modificaciones se publicarán en esta página con una fecha de "Última actualización" actualizada. Si realizamos modificaciones sustanciales, se lo notificaremos por correo electrónico o mediante un aviso destacado en nuestro sitio web. El uso continuado de nuestros Servicios después de las modificaciones constituye la aceptación de la política revisada.

18. Contáctenos

Si tiene preguntas, inquietudes o solicitudes relacionadas con esta Política de Privacidad o con sus datos personales, comuníquese con nosotros en:

Timberline Dynamics LLC
Tigard, Oregon
Correo electrónico: [email protected]