Политика конфиденциальности

1. Введение

Timberline Dynamics LLC («мы», «нас» или «наш») уважает вашу конфиденциальность и обязуется защищать персональную информацию, которую вы нам предоставляете. Настоящая Политика конфиденциальности разъясняет, какие данные мы собираем, как мы их используем, правовые основания обработки и ваши права в отношении этих данных при использовании вами нашего веб-сайта (www.timberlinedynamics.com), мобильного приложения, клиентского портала, услуг голосового ИИ-ассистента и связанных с ними коммуникаций (совместно — «Услуги»).

Используя наши Услуги, вы подтверждаете, что прочитали и поняли настоящую Политику конфиденциальности. Если вы не согласны с нашей практикой, пожалуйста, не используйте наши Услуги.

2. Информация, которую мы собираем

2a. Информация, которую вы предоставляете непосредственно

• Полное имя (имя и фамилия)
• Адрес электронной почты
• Номер телефона
• Название компании и отрасль
• Выбранный уровень обслуживания или пакет
• Сведения о заявке в службу поддержки (тема, описание, категория)
• Учётные данные (адрес электронной почты и пароль, надёжно хранящийся в хешированном виде)
• Обучающие документы и индивидуальные инструкции, которые вы загружаете для своего ИИ-агента
• Платёжная информация и данные для выставления счетов (надёжно обрабатываются Stripe; мы не храним полные номера карт)

2b. Информация, собираемая автоматически посредством наших Услуг

• Записи звонков и транскрипты, создаваемые нашим голосовым ИИ-ассистентом
• Сводки звонков и классификации результатов, созданные ИИ
• Номера телефонов абонентов и метаданные звонков (продолжительность, время, результат)
• Голосовая почта и содержание сообщений, оставленных абонентами
• Журналы SMS-сообщений (сообщения, отправленные на номер вашей компании и с него)
• Сведения о потенциальных клиентах с веб-сайта, отправленные через виджет клиента «Напишите нам» («Text Us») (имя посетителя, номер мобильного телефона, сообщение и запись о согласии на SMS)

2c. Информация, собираемая при использовании веб-сайта и приложения

• Тип устройства, операционная система и тип браузера
• IP-адрес и приблизительное географическое местоположение
• Посещённые страницы, использованные функции и модели взаимодействия
• URL-адреса источников перехода и поисковые запросы, которые привели вас на наш сайт
• Токены push-уведомлений (мобильное приложение, с вашего разрешения)

3. Как мы используем вашу информацию

Мы используем собираемую информацию в следующих целях:

• Для предоставления нашего голосового ИИ-ассистента и связанных услуг и управления ими
• Для создания и поддержания вашей учётной записи в клиентском портале и мобильном приложении
• Для обработки заявок в службу поддержки и ответа на них
• Для отправки уведомлений об учётной записи и обновлений услуг по электронной почте или через push-уведомления
• Для отправки подтверждений записи на приём и напоминаний
• Для информирования о вашем уровне обслуживания, оплате или статусе учётной записи
• Для обработки платежей и управления вашей подпиской через Stripe
• Для улучшения наших услуг, точности ИИ и пользовательского опыта
• Для выполнения юридических обязательств и обеспечения соблюдения наших Условий обслуживания
• Для выявления и предотвращения мошенничества, злоупотреблений или инцидентов безопасности

4. Правовые основания обработки

Мы обрабатываем вашу персональную информацию на одном или нескольких из следующих правовых оснований:

• Исполнение договора: обработка, необходимая для предоставления Услуг, на которые вы подписались
• Согласие: в случаях, когда вы дали явное согласие, например, на получение SMS-сообщений или маркетинговых коммуникаций
• Законные интересы: для улучшения услуг, обеспечения безопасности и предотвращения мошенничества, если ваши права не имеют преимущественной силы над этими интересами
• Юридическая обязанность: в случаях, когда обработка необходима для соблюдения применимых законов и нормативных актов

5. SMS / текстовые сообщения

Если вы предоставляете свой номер телефона, вы можете получать SMS/текстовые сообщения от Timberline Dynamics LLC в следующих целях:

• Служебные уведомления (например, оповещения о новых потенциальных клиентах, обновления учётной записи)
• Одноразовые коды доступа (OTP) для подтверждения входа
• Напоминания о записях и подтверждения бронирования
• Обновления статуса заявок в службу поддержки

Виджет текстовых сообщений на веб-сайте («Напишите нам» / «Text Us»). Некоторые клиенты размещают наш виджет «Напишите нам» на своих собственных веб-сайтах. Отправляя форму виджета, посетитель указывает своё имя и номер мобильного телефона и должен активно отметить поле согласия на получение текстовых сообщений по своему запросу. Мы фиксируем это согласие (включая отметку времени и показанный текст согласия) и используем номер посетителя исключительно для ответа на этот запрос и последующей связи по нему от имени компании. Может взиматься стандартная плата за сообщения и передачу данных, и посетители могут в любое время ответить STOP, чтобы отказаться от рассылки.

Данные о согласии на получение сообщений на мобильный телефон и информация о согласии на SMS, собранные через наш веб-сайт, портал или мобильное приложение, никогда не передаются, не продаются и не раскрываются третьим лицам или аффилированным лицам в маркетинговых или рекламных целях.

6. Запись звонков и обработка с помощью ИИ

Наш голосовой ИИ-ассистент записывает и транскрибирует звонки, поступающие на телефонный номер вашей компании. Важные сведения об этой обработке:

• В начале каждого звонка абонентам сообщается, что они разговаривают с ИИ-ассистентом и что звонок может записываться
• Записи звонков, транскрипты и сводки, созданные ИИ, хранятся в защищённом виде и доступны вам через клиентский портал и мобильное приложение
• Данные о звонках могут использоваться для повышения качества нашего ИИ-сервиса (см. Раздел 10)
• Записи звонков хранятся в соответствии с нашей политикой хранения данных (см. Раздел 9)

7. Файлы cookie и технологии отслеживания

Наш веб-сайт и услуги могут использовать следующие технологии:

• Необходимые файлы cookie: требуются для аутентификации, управления сеансами и обеспечения безопасности (например, сеансы входа, защита от CSRF)
• Аналитика: мы можем использовать аналитику, уважающую конфиденциальность, чтобы понимать, как посетители используют наш веб-сайт, и улучшать наши услуги. Эти данные агрегируются и не позволяют лично идентифицировать отдельных пользователей
• Локальное хранилище: используется для хранения токенов аутентификации и пользовательских настроек в вашем браузере или мобильном приложении
• Измерение эффективности рекламы (пиксель Meta): на нашем общедоступном веб-сайте (но не в клиентском портале и не в мобильном приложении) мы используем пиксель Meta, чтобы оценивать эффективность нашей рекламы в Facebook и Instagram — например, посетил ли человек, увидевший объявление, затем нашу страницу с ценами или начал оформление оплаты, — а также чтобы показывать нашу рекламу людям, которым она с большей вероятностью будет интересна. Пиксель использует файлы cookie и передаёт Meta адрес посещённой страницы и базовые сведения о браузере и устройстве. Мы никогда не передаём Meta ваше имя, адрес электронной почты, номер телефона или платёжные данные, а пиксель не работает на страницах, содержащих ссылки на учётную запись или данные для входа

Вы можете в любой момент отключить измерение эффективности рекламы с помощью ссылки Ваши настройки конфиденциальности внизу каждой страницы. Мы также учитываем сигналы Global Privacy Control (GPC) браузера как отказ. Отключение не влияет на использование вами нашего веб-сайта или сервисов.

8. Сторонние сервисы

Для работы нашей платформы мы используем следующие сторонние сервисы. Ваши данные могут передаваться этим поставщикам исключительно в описанных целях:

• Supabase — хостинг базы данных, аутентификация и серверная инфраструктура
• Stripe — обработка платежей и управление подписками
• Retell AI — платформа голосовых ИИ-агентов, на которой работает наш сервис виртуального секретаря. Retell, в свою очередь, для предоставления сервиса привлекает собственных субобработчиков — включая Soniox (преобразование речи в текст) и Ironclad (управление контрактами и соглашениями) — и ведёт актуальный список своих субобработчиков в собственных Условиях обслуживания и Политике конфиденциальности.
• Twilio — телефонная инфраструктура, предоставление телефонных номеров и доставка SMS
• Google (Gmail API) — доставка электронной почты для уведомлений об учётной записи и обновлений заявок в службу поддержки
• Cloudflare — хостинг веб-сайта, CDN и защита от DDoS-атак
• Meta Platforms — измерение эффективности рекламы на нашем общедоступном веб-сайте с помощью пикселя Meta (см. раздел 7)
• Expo / Apple / Google — распространение мобильного приложения и доставка push-уведомлений

Каждый сторонний поставщик услуг связан собственной политикой конфиденциальности и соглашениями об обработке данных, а если поставщик привлекает собственных субобработчиков, такие субобработчики связаны равнозначными обязательствами по защите данных. Мы не продаём, не сдаём в аренду и не обмениваем вашу персональную информацию каким-либо третьим лицам в маркетинговых целях.

9. Хранение данных

Мы храним вашу персональную информацию до тех пор, пока ваша учётная запись активна, или столько, сколько необходимо для предоставления вам наших услуг. Конкретные сроки хранения включают:

• Данные учётной записи: хранятся, пока ваша учётная запись активна, и удаляются по запросу на удаление учётной записи
• Аудиозаписи звонков: хранятся 90 дней (план Basecamp) или 180 дней (планы Ridgeline и Summit) с даты звонка, после чего безвозвратно удаляются
• Транскрипты звонков, сводки и метаданные звонков: хранятся, пока ваша учётная запись активна, даже после удаления соответствующей аудиозаписи звонка
• Платёжные документы: хранятся в соответствии с требованиями налогового законодательства и законодательства о бухгалтерском учёте (как правило, 7 лет)
• Заявки в службу поддержки: хранятся, пока ваша учётная запись активна

При удалении вашей учётной записи мы удаляем ваши персональные данные, записи звонков, транскрипты, сообщения, обучающие документы и данные конфигурации в течение 30 дней. Записи звонков удаляются из хранилища в первую очередь, поэтому они не могут пережить записи, которые на них ссылаются. Остаточные копии записей базы данных могут сохраняться в наших зашифрованных резервных копиях в течение не более 7 дней после удаления; эти резервные копии не восстанавливаются для активного использования, а любая восстановленная копия удаляется повторно. Некоторая информация может храниться, если этого требует закон, или в законных деловых целях (например, для разрешения споров, обеспечения исполнения соглашений или соблюдения требования о сохранении данных в связи с судебным разбирательством (legal hold)).

10. Улучшение Услуг и обучение ИИ

Записи звонков и транскрипты могут просматриваться Timberline Dynamics в целях повышения качества обслуживания, совершенствования поведения ИИ и решения вопросов поддержки. Данные о звонках никогда не передаются третьим лицам и не используются для обучения моделей ИИ третьих лиц. Любой анализ данных о звонках по возможности проводится на основе обезличенных и агрегированных данных. Вы можете отказаться от проверок в целях улучшения обслуживания, связавшись с [email protected].

11. Безопасность данных

Мы применяем стандартные для отрасли меры безопасности для защиты ваших данных, включая зашифрованные соединения (TLS/SSL), надёжное хеширование паролей, политики безопасности на уровне строк в нашей базе данных и доступную для вашей учётной записи двухфакторную аутентификацию (TOTP). Доступ к производственным системам предоставляется только уполномоченному персоналу. Тем не менее ни один способ электронной передачи или хранения не является защищённым на 100%, и мы не можем гарантировать абсолютную безопасность.

12. Ваши права

В зависимости от вашего местонахождения вы можете обладать следующими правами в отношении вашей персональной информации:

Все пользователи:

• Доступ к персональной информации, которую мы храним о вас
• Запрос на исправление неточной информации
• Запрос на удаление вашей учётной записи и персональных данных (доступно через клиентский портал, мобильное приложение или путём обращения к нам)
• Отказ от необязательных коммуникаций
• Отказ от SMS-сообщений в любое время путём ответа STOP
• Отказ от проверок данных в целях улучшения обслуживания

Жители Калифорнии (CCPA/CPRA):

• Право знать, какую персональную информацию мы собираем, используем и раскрываем
• Право на удаление вашей персональной информации
• Право отказаться от продажи или передачи персональной информации — мы не продаём вашу персональную информацию. Использование пикселя Meta на нашем общедоступном веб-сайте может считаться «передачей» для межконтекстной поведенческой рекламы; вы можете отказаться через Ваши настройки конфиденциальности или с помощью сигнала Global Privacy Control
• Право на недискриминацию в связи с осуществлением ваших прав на конфиденциальность
• Право на исправление неточной персональной информации
• Право ограничить использование чувствительной персональной информации — мы используем чувствительную информацию только в той мере, в какой это необходимо для предоставления Услуг

Жители Орегона (Oregon Consumer Privacy Act — Закон штата Орегон о защите конфиденциальности потребителей):

• Право знать, получать доступ к своим персональным данным и получать их копию
• Право на удаление ваших персональных данных
• Право на исправление неточных данных
• Право на переносимость данных
• Право отказаться от таргетированной рекламы, продажи данных или профилирования — мы не продаём ваши данные и не занимаемся профилированием. Мы используем пиксель Meta на нашем общедоступном веб-сайте для измерения эффективности и таргетинга рекламы; вы можете в любой момент отказаться через Ваши настройки конфиденциальности или с помощью сигнала Global Privacy Control

Жители Европейской экономической зоны / Великобритании (GDPR/UK GDPR):

• Право на доступ, исправление и удаление ваших персональных данных
• Право на ограничение обработки или возражение против неё
• Право на переносимость данных
• Право в любое время отозвать согласие (если обработка основана на согласии)
• Право подать жалобу в надзорный орган

Для осуществления любого из этих прав свяжитесь с нами по адресу [email protected]. Мы отвечаем на проверяемые запросы в течение 45 дней (или 30 дней для запросов по GDPR). Вы также можете в любое время удалить свою учётную запись непосредственно через клиентский портал или мобильное приложение.

13. Международная передача данных

Наши услуги размещаются преимущественно в Соединённых Штатах. Если вы получаете доступ к нашим Услугам из-за пределов Соединённых Штатов, ваша информация может передаваться, храниться и обрабатываться в Соединённых Штатах, где расположены наши серверы и поставщики услуг. Используя наши Услуги, вы даёте согласие на такую передачу. Мы обеспечиваем наличие надлежащих мер защиты ваших данных в соответствии с настоящей Политикой конфиденциальности и применимым законодательством.

14. Конфиденциальность детей

Наши Услуги предназначены для компаний и не ориентированы на лиц младше 18 лет. Мы сознательно не собираем персональную информацию детей младше 13 лет (или младше 16 лет в ЕЭЗ/Великобритании). Если нам станет известно, что мы собрали персональную информацию ребёнка, не достигшего применимого возраста, мы незамедлительно удалим эту информацию. Если вы считаете, что ребёнок предоставил нам персональную информацию, пожалуйста, свяжитесь с нами по адресу [email protected].

Проверка возраста в магазинах приложений. В целях содействия соблюдению законов о проверке возраста в магазинах приложений (включая Texas App Store Accountability Act — Закон штата Техас об ответственности магазинов приложений — и аналогичные законы других штатов) Apple App Store и Google Play могут проверять возраст пользователя и, в отношении несовершеннолетних, получать согласие родителя или опекуна до загрузки или существенного изменения нашего мобильного приложения. Если магазин приложений предоставляет нам возрастную категорию пользователя или статус родительского согласия, мы используем эту информацию исключительно для соблюдения применимого законодательства, обеспечения возрастных ограничений и предоставления функций безопасности и настроек по умолчанию. Мы не используем её для рекламы, маркетинга, профилирования или аналитики, не продаём и не передаём её и удаляем её после завершения соответствующей проверки. В настоящее время наше мобильное приложение не запрашивает и не хранит сведения о возрасте из магазинов приложений.

15. Сигналы «Не отслеживать»

Некоторые веб-браузеры передают сигналы «Не отслеживать» (Do Not Track, DNT). Поскольку отраслевой стандарт соблюдения DNT отсутствует, наш веб-сайт в настоящее время не реагирует на сигналы DNT. При этом мы учитываем сигналы Global Privacy Control (GPC): если ваш браузер отправляет такой сигнал, мы рассматриваем его как отказ от измерения эффективности рекламы, и пиксель Meta не загружается.

16. Ссылки на сторонние ресурсы

Наш веб-сайт и услуги могут содержать ссылки на сторонние веб-сайты или сервисы, которые не принадлежат Timberline Dynamics LLC и не контролируются ею. Мы не несём ответственности за практику обеспечения конфиденциальности этих третьих лиц. Мы рекомендуем вам ознакомиться с политиками конфиденциальности любых посещаемых вами сторонних сайтов.

17. Изменение настоящей Политики

Мы можем время от времени обновлять настоящую Политику конфиденциальности. Изменения публикуются на этой странице с обновлённой датой «Последнее обновление». В случае внесения существенных изменений мы уведомим вас по электронной почте или посредством заметного уведомления на нашем веб-сайте. Продолжение использования наших Услуг после внесения изменений означает принятие пересмотренной политики.

18. Свяжитесь с нами

Если у вас есть вопросы, замечания или запросы относительно настоящей Политики конфиденциальности или ваших персональных данных, свяжитесь с нами:

Timberline Dynamics LLC
Tigard, Oregon
Эл. почта: [email protected]