Chính sách Quyền riêng tư

1. Giới thiệu

Timberline Dynamics LLC ("chúng tôi" hoặc "của chúng tôi") tôn trọng quyền riêng tư của bạn và cam kết bảo vệ thông tin cá nhân mà bạn chia sẻ với chúng tôi. Chính sách Quyền riêng tư này giải thích những dữ liệu chúng tôi thu thập, cách chúng tôi sử dụng dữ liệu đó, các cơ sở pháp lý cho việc xử lý, và các quyền của bạn đối với dữ liệu đó khi bạn sử dụng trang web (www.timberlinedynamics.com), ứng dụng di động, cổng thông tin khách hàng, dịch vụ trợ lý giọng nói AI và các hoạt động liên lạc có liên quan của chúng tôi (gọi chung là "Dịch vụ").

Bằng việc sử dụng Dịch vụ của chúng tôi, bạn xác nhận rằng bạn đã đọc và hiểu Chính sách Quyền riêng tư này. Nếu bạn không đồng ý với các thông lệ của chúng tôi, vui lòng không sử dụng Dịch vụ của chúng tôi.

2. Thông tin Chúng tôi Thu thập

2a. Thông tin Bạn Trực tiếp Cung cấp

• Họ và tên đầy đủ (tên và họ)
• Địa chỉ email
• Số điện thoại
• Tên doanh nghiệp và ngành nghề
• Lựa chọn cấp dịch vụ hoặc gói dịch vụ
• Chi tiết phiếu hỗ trợ (tiêu đề, mô tả, danh mục)
• Thông tin đăng nhập tài khoản (email và mật khẩu, được lưu trữ an toàn bằng phương pháp mã hóa băm)
• Tài liệu huấn luyện và hướng dẫn tùy chỉnh mà bạn tải lên cho trợ lý AI của mình
• Thông tin thanh toán và hóa đơn (được Stripe xử lý một cách an toàn; chúng tôi không lưu trữ số thẻ đầy đủ)

2b. Thông tin được Thu thập Tự động thông qua Dịch vụ của Chúng tôi

• Bản ghi âm cuộc gọi và bản ghi lời thoại do trợ lý giọng nói AI của chúng tôi tạo ra
• Bản tóm tắt cuộc gọi và phân loại kết quả cuộc gọi do AI tạo ra
• Số điện thoại của người gọi và siêu dữ liệu cuộc gọi (thời lượng, thời điểm, kết quả)
• Thư thoại và nội dung tin nhắn do người gọi để lại
• Nhật ký tin nhắn SMS (tin nhắn gửi đến và gửi đi từ số điện thoại doanh nghiệp của bạn)
• Thông tin chi tiết về khách hàng tiềm năng trên trang web được gửi qua tiện ích "Text Us" (Nhắn tin cho chúng tôi) của khách hàng (tên khách truy cập, số điện thoại di động, tin nhắn và hồ sơ đồng ý nhận SMS)

2c. Thông tin được Thu thập thông qua Việc Sử dụng Trang web và Ứng dụng

• Loại thiết bị, hệ điều hành và loại trình duyệt
• Địa chỉ IP và vị trí địa lý gần đúng
• Các trang đã truy cập, tính năng đã sử dụng và mô hình tương tác
• URL giới thiệu và các cụm từ tìm kiếm đã dẫn bạn đến trang web của chúng tôi
• Mã thông báo cho thông báo đẩy (ứng dụng di động, khi có sự cho phép của bạn)

3. Cách Chúng tôi Sử dụng Thông tin của Bạn

Chúng tôi sử dụng thông tin thu thập được cho các mục đích sau:

• Để cung cấp và quản lý trợ lý giọng nói AI và các dịch vụ liên quan của chúng tôi
• Để tạo lập và duy trì tài khoản cổng thông tin khách hàng và ứng dụng di động của bạn
• Để xử lý và phản hồi các phiếu hỗ trợ
• Để gửi thông báo tài khoản và cập nhật dịch vụ qua email hoặc thông báo đẩy
• Để gửi xác nhận đặt lịch hẹn và nhắc lịch hẹn
• Để liên lạc về cấp dịch vụ, việc thanh toán hoặc tình trạng tài khoản của bạn
• Để xử lý thanh toán và quản lý gói đăng ký của bạn thông qua Stripe
• Để cải thiện dịch vụ, độ chính xác của AI và trải nghiệm người dùng của chúng tôi
• Để tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý và thực thi Điều khoản Dịch vụ của chúng tôi
• Để phát hiện và ngăn chặn gian lận, lạm dụng hoặc các sự cố bảo mật

4. Cơ sở Pháp lý cho việc Xử lý

Chúng tôi xử lý thông tin cá nhân của bạn dựa trên một hoặc nhiều cơ sở pháp lý sau đây:

• Thực hiện Hợp đồng: Việc xử lý cần thiết để cung cấp Dịch vụ mà bạn đã đăng ký
• Sự Đồng ý: Khi bạn đã đưa ra sự đồng ý rõ ràng, chẳng hạn như đối với tin nhắn SMS hoặc các thông tin tiếp thị
• Lợi ích Hợp pháp: Nhằm cải thiện dịch vụ, bảo đảm an ninh và phòng chống gian lận, khi các lợi ích này không bị lấn át bởi các quyền của bạn
• Nghĩa vụ Pháp lý: Khi việc xử lý là bắt buộc để tuân thủ các luật và quy định hiện hành

5. SMS / Tin nhắn Văn bản

Khi bạn cung cấp số điện thoại của mình, bạn có thể nhận được tin nhắn SMS/tin nhắn văn bản từ Timberline Dynamics LLC cho các mục đích sau:

• Thông báo dịch vụ (ví dụ: cảnh báo khách hàng tiềm năng mới, cập nhật tài khoản)
• Mật mã dùng một lần (OTP) để xác minh đăng nhập
• Nhắc lịch hẹn và xác nhận đặt lịch
• Cập nhật trạng thái phiếu hỗ trợ

Tiện ích Nhắn tin trên Trang web ("Text Us"). Một số khách hàng thêm tiện ích "Text Us" (Nhắn tin cho chúng tôi) của chúng tôi vào trang web của chính họ. Khi một khách truy cập gửi thông tin qua tiện ích này, họ cung cấp tên và số điện thoại di động của mình và phải chủ động đánh dấu vào ô đồng ý nhận tin nhắn văn bản về yêu cầu của họ. Chúng tôi ghi lại sự đồng ý đó (bao gồm dấu thời gian và nội dung đồng ý đã được hiển thị) và chỉ sử dụng số điện thoại của khách truy cập để thay mặt doanh nghiệp phản hồi và theo dõi yêu cầu đó. Có thể áp dụng cước phí tin nhắn và dữ liệu tiêu chuẩn, và khách truy cập có thể trả lời STOP bất cứ lúc nào để hủy nhận tin.

Dữ liệu đăng ký nhận tin qua di động và thông tin về sự đồng ý nhận SMS được thu thập thông qua trang web, cổng thông tin hoặc ứng dụng di động của chúng tôi không bao giờ được chia sẻ, bán hoặc tiết lộ cho bên thứ ba hoặc các công ty liên kết vì mục đích tiếp thị hoặc quảng bá.

6. Ghi âm Cuộc gọi & Xử lý bằng AI

Trợ lý giọng nói AI của chúng tôi ghi âm và chuyển thành văn bản các cuộc gọi đến số điện thoại doanh nghiệp của bạn. Các chi tiết quan trọng về hoạt động xử lý này:

• Người gọi được thông báo khi bắt đầu mỗi cuộc gọi rằng họ đang nói chuyện với một trợ lý AI và cuộc gọi có thể được ghi âm
• Bản ghi âm cuộc gọi, bản ghi lời thoại và bản tóm tắt do AI tạo ra được lưu trữ an toàn và bạn có thể truy cập thông qua cổng thông tin khách hàng và ứng dụng di động
• Dữ liệu cuộc gọi có thể được sử dụng để cải thiện chất lượng dịch vụ AI của chúng tôi (xem Mục 10)
• Bản ghi âm cuộc gọi được lưu giữ theo chính sách lưu giữ dữ liệu của chúng tôi (xem Mục 9)

7. Cookie & Công nghệ Theo dõi

Trang web và dịch vụ của chúng tôi có thể sử dụng các công nghệ sau:

• Cookie Thiết yếu: Cần thiết cho việc xác thực, quản lý phiên và bảo mật (ví dụ: phiên đăng nhập, bảo vệ chống CSRF)
• Phân tích: Chúng tôi có thể sử dụng công cụ phân tích tôn trọng quyền riêng tư để hiểu cách khách truy cập sử dụng trang web của chúng tôi và cải thiện dịch vụ. Dữ liệu này được tổng hợp và không nhận dạng cá nhân từng người dùng
• Bộ nhớ Cục bộ: Được sử dụng để lưu trữ mã xác thực và tùy chọn của người dùng trong trình duyệt hoặc ứng dụng di động của bạn
• Đo lường quảng cáo (Meta Pixel): Trên trang web công khai của chúng tôi (không áp dụng cho cổng thông tin khách hàng hoặc ứng dụng di động), chúng tôi sử dụng Pixel của Meta để đo lường hiệu quả quảng cáo trên Facebook và Instagram — ví dụ: người đã xem quảng cáo sau đó có truy cập trang bảng giá hoặc bắt đầu thanh toán hay không — và để hiển thị quảng cáo cho những người có nhiều khả năng quan tâm hơn. Pixel sử dụng cookie và gửi cho Meta trang bạn đã truy cập cùng thông tin cơ bản về trình duyệt và thiết bị. Chúng tôi không bao giờ gửi cho Meta tên, email, số điện thoại hoặc thông tin thanh toán của bạn, và Pixel không chạy trên các trang chứa liên kết tài khoản hoặc thông tin đăng nhập

Bạn có thể tắt đo lường quảng cáo bất cứ lúc nào qua mục Lựa chọn quyền riêng tư của bạn ở cuối mỗi trang. Chúng tôi cũng tôn trọng tín hiệu Global Privacy Control (GPC) từ trình duyệt như một yêu cầu từ chối. Việc tắt tính năng này không ảnh hưởng đến việc bạn sử dụng trang web hoặc dịch vụ của chúng tôi.

8. Dịch vụ của Bên Thứ ba

Chúng tôi sử dụng các dịch vụ của bên thứ ba sau đây để vận hành nền tảng của mình. Dữ liệu của bạn có thể được chia sẻ với các nhà cung cấp này chỉ cho các mục đích được mô tả:

• Supabase — Lưu trữ cơ sở dữ liệu, xác thực và hạ tầng phía máy chủ
• Stripe — Xử lý thanh toán và quản lý gói đăng ký
• Retell AI — Nền tảng trợ lý giọng nói AI vận hành dịch vụ lễ tân ảo của chúng tôi. Đến lượt mình, Retell dựa vào các bên xử lý phụ của riêng họ để cung cấp dịch vụ — bao gồm Soniox (chuyển lời nói thành văn bản) và Ironclad (quản lý hợp đồng và thỏa thuận) — và duy trì danh sách hiện hành các bên xử lý phụ của mình trong Điều khoản Dịch vụ và Chính sách Quyền riêng tư của chính họ.
• Twilio — Hạ tầng điện thoại, cấp số điện thoại và gửi SMS
• Google (Gmail API) — Gửi email cho các thông báo tài khoản và cập nhật phiếu hỗ trợ
• Cloudflare — Lưu trữ trang web, CDN và bảo vệ chống DDoS
• Meta Platforms — Đo lường quảng cáo trên trang web công khai của chúng tôi thông qua Meta Pixel (xem Mục 7)
• Expo / Apple / Google — Phân phối ứng dụng di động và gửi thông báo đẩy

Mỗi nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba chịu sự ràng buộc bởi chính sách quyền riêng tư và thỏa thuận xử lý dữ liệu của riêng họ, và khi một nhà cung cấp sử dụng các bên xử lý phụ của riêng mình, các bên xử lý phụ đó chịu sự ràng buộc bởi các nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu tương đương. Chúng tôi không bán, cho thuê hoặc trao đổi thông tin cá nhân của bạn cho bất kỳ bên thứ ba nào vì mục đích tiếp thị.

9. Lưu giữ Dữ liệu

Chúng tôi lưu giữ thông tin cá nhân của bạn trong thời gian tài khoản của bạn còn hoạt động hoặc trong thời gian cần thiết để cung cấp dịch vụ cho bạn. Các thời hạn lưu giữ cụ thể bao gồm:

• Dữ liệu tài khoản: Được lưu giữ trong thời gian tài khoản của bạn còn hoạt động và được xóa khi có yêu cầu xóa tài khoản
• Bản ghi âm cuộc gọi: Được lưu giữ trong 90 ngày (gói Basecamp) hoặc 180 ngày (gói Ridgeline và Summit) kể từ ngày diễn ra cuộc gọi, sau đó bị xóa vĩnh viễn
• Bản ghi lời thoại, bản tóm tắt và siêu dữ liệu cuộc gọi: Được lưu giữ trong thời gian tài khoản của bạn còn hoạt động, kể cả sau khi âm thanh cuộc gọi tương ứng đã bị xóa
• Hồ sơ thanh toán: Được lưu giữ theo yêu cầu của luật thuế và kế toán (thường là 7 năm)
• Phiếu hỗ trợ: Được lưu giữ trong thời gian tài khoản của bạn còn hoạt động

Khi bạn xóa tài khoản, chúng tôi sẽ xóa dữ liệu cá nhân, bản ghi âm cuộc gọi, bản ghi lời thoại, tin nhắn, tài liệu huấn luyện và dữ liệu cấu hình của bạn trong vòng 30 ngày. Bản ghi âm cuộc gọi được xóa khỏi bộ lưu trữ trước tiên, để chúng không thể tồn tại lâu hơn các hồ sơ có tham chiếu đến chúng. Các bản sao còn sót lại của hồ sơ cơ sở dữ liệu có thể vẫn tồn tại trong các bản sao lưu được mã hóa của chúng tôi trong tối đa 7 ngày sau khi xóa; các bản sao lưu đó không được khôi phục để sử dụng chính thức, và mọi bản sao được khôi phục sẽ bị xóa lại. Một số thông tin có thể được lưu giữ khi pháp luật yêu cầu hoặc vì các mục đích kinh doanh hợp pháp (ví dụ: giải quyết tranh chấp, thực thi các thỏa thuận hoặc tuân thủ lệnh lưu giữ hồ sơ phục vụ tố tụng).

10. Cải thiện Dịch vụ & Huấn luyện AI

Bản ghi âm cuộc gọi và bản ghi lời thoại có thể được Timberline Dynamics xem xét nhằm cải thiện chất lượng dịch vụ, tinh chỉnh hành vi của AI và giải quyết các vấn đề hỗ trợ. Dữ liệu cuộc gọi không bao giờ được chia sẻ với hoặc sử dụng để huấn luyện các mô hình AI của bên thứ ba. Mọi hoạt động phân tích dữ liệu cuộc gọi đều được thực hiện trên dữ liệu đã được ẩn danh hóa và tổng hợp khi có thể. Bạn có thể từ chối tham gia các hoạt động xem xét nhằm cải thiện dịch vụ bằng cách liên hệ [email protected].

11. Bảo mật Dữ liệu

Chúng tôi áp dụng các biện pháp bảo mật theo tiêu chuẩn ngành để bảo vệ dữ liệu của bạn, bao gồm kết nối được mã hóa (TLS/SSL), băm mật khẩu an toàn, chính sách bảo mật cấp hàng trên cơ sở dữ liệu của chúng tôi và xác thực hai yếu tố (TOTP) có sẵn cho tài khoản của bạn. Quyền truy cập vào các hệ thống vận hành chính thức chỉ giới hạn cho nhân sự được ủy quyền. Tuy nhiên, không có phương thức truyền tải hoặc lưu trữ điện tử nào an toàn 100%, và chúng tôi không thể bảo đảm an ninh tuyệt đối.

12. Các Quyền của Bạn

Tùy thuộc vào nơi bạn cư trú, bạn có thể có các quyền sau đây đối với thông tin cá nhân của mình:

Tất cả Người dùng:

• Truy cập thông tin cá nhân mà chúng tôi nắm giữ về bạn
• Yêu cầu chỉnh sửa thông tin không chính xác
• Yêu cầu xóa tài khoản và dữ liệu cá nhân của bạn (có thể thực hiện qua cổng thông tin khách hàng, ứng dụng di động hoặc bằng cách liên hệ với chúng tôi)
• Từ chối nhận các thông tin liên lạc không thiết yếu
• Hủy nhận tin nhắn SMS bất cứ lúc nào bằng cách trả lời STOP
• Từ chối tham gia các hoạt động xem xét dữ liệu nhằm cải thiện dịch vụ

Cư dân California (CCPA/CPRA):

• Quyền được biết thông tin cá nhân nào chúng tôi thu thập, sử dụng và tiết lộ
• Quyền xóa thông tin cá nhân của bạn
• Quyền từ chối việc bán hoặc chia sẻ thông tin cá nhân — chúng tôi không bán thông tin cá nhân của bạn. Việc chúng tôi sử dụng Meta Pixel trên trang web công khai có thể được xem là "chia sẻ" cho mục đích quảng cáo hành vi xuyên ngữ cảnh; bạn có thể từ chối qua Lựa chọn quyền riêng tư của bạn hoặc tín hiệu Global Privacy Control
• Quyền không bị phân biệt đối xử khi thực hiện các quyền riêng tư của bạn
• Quyền chỉnh sửa thông tin cá nhân không chính xác
• Quyền hạn chế việc sử dụng thông tin cá nhân nhạy cảm — chúng tôi chỉ sử dụng thông tin nhạy cảm khi cần thiết để cung cấp Dịch vụ

Cư dân Oregon (Oregon Consumer Privacy Act – Đạo luật Quyền riêng tư Người tiêu dùng Oregon):

• Quyền được biết, truy cập và nhận bản sao dữ liệu cá nhân của bạn
• Quyền xóa dữ liệu cá nhân của bạn
• Quyền chỉnh sửa dữ liệu không chính xác
• Quyền di chuyển dữ liệu
• Quyền từ chối quảng cáo nhắm mục tiêu, việc bán dữ liệu hoặc lập hồ sơ — chúng tôi không bán dữ liệu của bạn và không lập hồ sơ. Chúng tôi sử dụng Meta Pixel trên trang web công khai để đo lường và nhắm mục tiêu quảng cáo; bạn có thể từ chối bất cứ lúc nào qua Lựa chọn quyền riêng tư của bạn hoặc tín hiệu Global Privacy Control

Cư dân Khu vực Kinh tế Châu Âu / Vương quốc Anh (GDPR/UK GDPR):

• Quyền truy cập, chỉnh sửa và xóa dữ liệu cá nhân của bạn
• Quyền hạn chế hoặc phản đối việc xử lý
• Quyền di chuyển dữ liệu
• Quyền rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào (khi việc xử lý dựa trên sự đồng ý)
• Quyền khiếu nại với cơ quan giám sát

Để thực hiện bất kỳ quyền nào trong số này, vui lòng liên hệ với chúng tôi tại [email protected]. Chúng tôi sẽ phản hồi các yêu cầu có thể xác minh trong vòng 45 ngày (hoặc 30 ngày đối với các yêu cầu theo GDPR). Bạn cũng có thể trực tiếp xóa tài khoản của mình thông qua cổng thông tin khách hàng hoặc ứng dụng di động bất cứ lúc nào.

13. Chuyển Dữ liệu ra Quốc tế

Dịch vụ của chúng tôi chủ yếu được lưu trữ tại Hoa Kỳ. Nếu bạn truy cập Dịch vụ của chúng tôi từ bên ngoài Hoa Kỳ, thông tin của bạn có thể được chuyển đến, lưu trữ và xử lý tại Hoa Kỳ, nơi đặt máy chủ của chúng tôi và các nhà cung cấp dịch vụ của chúng tôi. Bằng việc sử dụng Dịch vụ của chúng tôi, bạn đồng ý với việc chuyển dữ liệu như vậy. Chúng tôi bảo đảm rằng có các biện pháp bảo vệ thích hợp để bảo vệ dữ liệu của bạn theo Chính sách Quyền riêng tư này và pháp luật hiện hành.

14. Quyền riêng tư của Trẻ em

Dịch vụ của chúng tôi được thiết kế dành cho doanh nghiệp và không hướng đến các cá nhân dưới 18 tuổi. Chúng tôi không cố ý thu thập thông tin cá nhân từ trẻ em dưới 13 tuổi (hoặc dưới 16 tuổi tại EEA/UK – Khu vực Kinh tế Châu Âu/Vương quốc Anh). Nếu chúng tôi biết rằng mình đã thu thập thông tin cá nhân từ một trẻ em dưới độ tuổi áp dụng, chúng tôi sẽ nhanh chóng xóa thông tin đó. Nếu bạn cho rằng một trẻ em đã cung cấp thông tin cá nhân cho chúng tôi, vui lòng liên hệ với chúng tôi tại [email protected].

Xác minh độ tuổi trên cửa hàng ứng dụng. Nhằm hỗ trợ việc tuân thủ các luật về xác minh độ tuổi trên cửa hàng ứng dụng (bao gồm Texas App Store Accountability Act – Đạo luật Trách nhiệm Giải trình của Cửa hàng Ứng dụng Texas – và các luật tương tự của các tiểu bang), Apple App Store và Google Play có thể xác minh độ tuổi của người dùng và, đối với người chưa thành niên, có được sự đồng ý của cha mẹ hoặc người giám hộ trước khi ứng dụng di động của chúng tôi được tải xuống hoặc được thay đổi đáng kể. Khi một cửa hàng ứng dụng cung cấp cho chúng tôi nhóm tuổi hoặc tình trạng đồng ý của cha mẹ của một người dùng, chúng tôi chỉ sử dụng thông tin đó để tuân thủ pháp luật hiện hành, thực thi các hạn chế liên quan đến độ tuổi, và cung cấp các tính năng an toàn và cài đặt mặc định. Chúng tôi không sử dụng thông tin đó cho mục đích quảng cáo, tiếp thị, lập hồ sơ hoặc phân tích, chúng tôi không bán hoặc chia sẻ thông tin đó, và chúng tôi xóa thông tin đó ngay khi việc xác minh liên quan hoàn tất. Ứng dụng di động của chúng tôi hiện không yêu cầu hoặc lưu trữ các tín hiệu độ tuổi từ các cửa hàng ứng dụng.

15. Tín hiệu Không Theo dõi

Một số trình duyệt web truyền tín hiệu "Do Not Track" (Không Theo dõi) (DNT). Do chưa có tiêu chuẩn ngành nào về việc tuân thủ DNT, trang web của chúng tôi hiện không phản hồi các tín hiệu DNT. Tuy nhiên, chúng tôi tôn trọng tín hiệu Global Privacy Control (GPC): nếu trình duyệt của bạn gửi tín hiệu này, chúng tôi coi đó là yêu cầu từ chối đo lường quảng cáo và Meta Pixel sẽ không được tải.

16. Liên kết đến Bên Thứ ba

Trang web và dịch vụ của chúng tôi có thể chứa các liên kết đến các trang web hoặc dịch vụ của bên thứ ba không thuộc sở hữu hoặc kiểm soát của Timberline Dynamics LLC. Chúng tôi không chịu trách nhiệm về các thông lệ bảo vệ quyền riêng tư của các bên thứ ba này. Chúng tôi khuyến khích bạn xem xét chính sách quyền riêng tư của bất kỳ trang web bên thứ ba nào mà bạn truy cập.

17. Thay đổi đối với Chính sách này

Chúng tôi có thể cập nhật Chính sách Quyền riêng tư này theo thời gian. Các thay đổi sẽ được đăng tải trên trang này kèm theo ngày "Cập nhật lần cuối" mới. Nếu chúng tôi thực hiện các thay đổi quan trọng, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn qua email hoặc thông qua một thông báo nổi bật trên trang web của chúng tôi. Việc tiếp tục sử dụng Dịch vụ của chúng tôi sau khi có thay đổi đồng nghĩa với việc chấp nhận chính sách đã được sửa đổi.

18. Liên hệ với Chúng tôi

Nếu bạn có thắc mắc, mối quan ngại hoặc yêu cầu liên quan đến Chính sách Quyền riêng tư này hoặc dữ liệu cá nhân của bạn, vui lòng liên hệ với chúng tôi tại:

Timberline Dynamics LLC
Tigard, Oregon
Email: [email protected]