Hausverwaltung
Mieterservice rund um die Uhr – ohne zusätzliches Personal
KI-Telefonservice für Notfälle, Reparaturmeldungen und hohes Anrufaufkommen
Notfälle bei Mietern halten sich nicht an Bürozeiten. Dyna bearbeitet dringende Anliegen, priorisiert Reparaturen und betreut Mieter rund um die Uhr – so ist Ihr Team nicht mehr an die Telefonzentrale gebunden und kann sich auf die Verwaltung konzentrieren.
Hausverwaltung: Warum Sie eine bessere Lösung für Ihre Anrufe brauchen
Herkömmliche Lösungen reichen für Betriebe wie Ihren nicht aus.
Mieter-Notfälle um 3 Uhr nachts bleiben unbeantwortet
Rohrbrüche, Gaslecks und Kabelbrände passieren nachts. Mieter erreichen Sie nicht, die Panik wächst, und Sie haften. Ein Notfall-Telefonservice ist kein Extra – er ist unverzichtbar.
Erdrückendes Anrufaufkommen aus mehreren Objekten
Bei 50, 100 oder über 500 Einheiten ist Ihre Zentrale überlastet. Fragen zur Miete, Reparaturmeldungen und Anfragen zum Mietvertrag kommen pausenlos. Ihr Team verbringt 70 % des Tages am Telefon statt mit der Verwaltung der Objekte.
Reparaturkoordination bleibt auf der Strecke
Dringende Reparaturmeldungen gehen auf der Mailbox unter. Handwerker erreichen Sie nicht für Rückmeldungen zum Auftrag. Die Nachverfolgung ist ein Zettelchaos, und die Reaktionszeiten leiden.
Hausverwaltung: So arbeitet Dyna für Sie
Dyna kennt Ihren Betrieb und nimmt die Anrufe an, die Sie nicht annehmen können.
Notfall-Priorisierung rund um die Uhr
Dyna nimmt Mieteranrufe sofort an – erkennt Notfälle (keine Heizung, Wasserschaden, Gasgeruch) und leitet sie an Ihren Notfallkontakt weiter. Alles andere wird zur Bearbeitung während der Bürozeiten erfasst. Mieter erreichen immer jemanden.
Reparaturmeldungen erfassen & weiterleiten
Reparaturanrufe werden automatisch mit Wohneinheit, Art des Problems und Priorität erfasst. Handwerker werden benachrichtigt. Keine Meldung geht verloren. Mieter erhalten die Bestätigung, dass ihr Anliegen aufgenommen wurde – das beruhigt und spart Rückrufe.
Häufige Mieterfragen beantworten
Dyna lässt sich auf Ihre Regelungen trainieren und beantwortet Routinefragen – „Wie ist das mit dem Parken geregelt?“, „Wann ist die Miete fällig?“, „Wie melde ich einen Schaden?“ – und entlastet Ihr Team von wiederkehrenden Anrufen. Komplexe Anliegen gehen weiterhin an Menschen.
Benachrichtigungen an Handwerker
Geht eine Reparaturmeldung ein, benachrichtigt Dyna Ihre Handwerksbetriebe automatisch. Sie können Eskalationsregeln festlegen – bei kritischen Problemen wird sofort das diensthabende Personal alarmiert. Die Koordination läuft reibungslos.
Hausverwaltung: Das übernimmt Dyna für Sie
Hausverwaltung: Häufige Fragen
Was Betriebe aus dem Bereich Hausverwaltung uns oft fragen.
Wie priorisiert Dyna Mieter-Notfälle?+
Dyna stellt gezielte Fragen – „Tritt gerade Wasser aus?“, „Haben Sie keine Heizung?“, „Riechen Sie Gas?“ –, um die Dringlichkeit einzustufen. Kritische Fälle (Gas, keine Heizung im Winter, akuter Wasserschaden) lösen sofort Benachrichtigungen an Ihren Notfallkontakt aus. Routinereparaturen werden zur Durchsicht am Morgen erfasst.
Kommt Dyna mit mehreren Objekten oder einem großen Bestand zurecht?+
Ja. Dyna wird auf Ihren gesamten Bestand trainiert und kann Anliegen nach Gebäude, Wohnungsnummer oder Adresse weiterleiten. Nennt ein Mieter seine Adresse, findet Dyna das richtige Objekt. Für jedes Gebäude können Sie eigene Abläufe und Eskalationsregeln festlegen.
Was ist mit Fragen zur Miete und zum Mieterkonto?+
Dyna beantwortet Fragen zu Ihren Regelungen – „Wann ist die Miete fällig?“, „Wie hoch ist die Mahngebühr?“, „Wie zahle ich online?“ – ohne auf sensible Kontodaten zuzugreifen. Bei kontobezogenen Anliegen nimmt Dyna die Angaben des Mieters auf und leitet sie für einen Rückruf an Ihr Team weiter – Datenschutz und Sicherheit bleiben gewahrt.
Lässt sich Dyna mit unserer Hausverwaltungssoftware verbinden?+
Ja. Jeder Anruf, den Dyna bearbeitet, löst einen signierten Webhook aus. So kann eine erfasste Reparaturmeldung in Ihr Auftragssystem übertragen werden (der Webhooks-Schritt von Zapier verbindet die meisten Systeme). Die Details stehen außerdem in Ihrem Portal, damit Ihr Team sie prüfen kann.
Wie funktionieren Besichtigungsanfragen von Mietinteressenten?+
Dyna nimmt Besichtigungsanfragen entgegen – mit Name, Wunschzeiten und gewünschter Wohnung. Die Anfragen werden erfasst oder an Ihr Vermietungsbüro weitergeleitet. Wenn Sie es freigegeben haben, prüft Dyna sogar die Verfügbarkeit in Ihrem Kalender und vereinbart Besichtigungen direkt.
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