Datenschutzerklärung

1. Einleitung

Timberline Dynamics LLC („wir“, „uns“ oder „unser“) respektiert Ihre Privatsphäre und verpflichtet sich, die personenbezogenen Daten zu schützen, die Sie uns mitteilen. Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben, wie wir sie verwenden, auf welchen Rechtsgrundlagen die Verarbeitung beruht und welche Rechte Ihnen hinsichtlich dieser Daten zustehen, wenn Sie unsere Website (www.timberlinedynamics.com), unsere mobile Anwendung, unser Kundenportal, unsere KI-Sprachassistenzdienste und die damit verbundene Kommunikation (zusammen die „Dienste“) nutzen.

Durch die Nutzung unserer Dienste bestätigen Sie, dass Sie diese Datenschutzerklärung gelesen und verstanden haben. Wenn Sie mit unseren Praktiken nicht einverstanden sind, nutzen Sie unsere Dienste bitte nicht.

2. Welche Informationen wir erheben

2a. Informationen, die Sie uns direkt bereitstellen

• Vollständiger Name (Vor- und Nachname)
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Name und Branche des Unternehmens
• Auswahl der Servicestufe oder des Pakets
• Angaben zu Support-Tickets (Betreff, Beschreibung, Kategorie)
• Kontozugangsdaten (E-Mail-Adresse und Passwort, sicher gespeichert mittels Hash-Verschlüsselung)
• Trainingsdokumente und individuelle Anweisungen, die Sie für Ihren KI-Agenten hochladen
• Abrechnungs- und Zahlungsinformationen (sicher verarbeitet durch Stripe; wir speichern keine vollständigen Kartennummern)

2b. Informationen, die durch unsere Dienste automatisch erhoben werden

• Anrufaufzeichnungen und Transkripte, die von unserem KI-Sprachassistenten erstellt werden
• KI-generierte Anrufzusammenfassungen und Klassifizierungen des Anrufergebnisses
• Telefonnummern von Anrufern und Anrufmetadaten (Dauer, Uhrzeit, Ergebnis)
• Voicemails und Inhalte von Nachrichten, die Anrufer hinterlassen
• SMS-Nachrichtenprotokolle (Nachrichten an und von Ihrer Geschäftsnummer)
• Angaben zu Website-Interessenten, die über das „Text Us“-Widget eines Kunden übermittelt werden (Name des Besuchers, Mobilnummer, Nachricht und Nachweis der SMS-Einwilligung)

2c. Informationen, die durch die Nutzung der Website und der App erhoben werden

• Gerätetyp, Betriebssystem und Browsertyp
• IP-Adresse und ungefährer geografischer Standort
• Besuchte Seiten, genutzte Funktionen und Interaktionsmuster
• Verweisende URLs und Suchbegriffe, die Sie zu unserer Website geführt haben
• Push-Benachrichtigungs-Token (mobile App, mit Ihrer Erlaubnis)

3. Wie wir Ihre Informationen verwenden

Wir verwenden die von uns erhobenen Informationen für die folgenden Zwecke:

• Zur Bereitstellung und Verwaltung unseres KI-Sprachassistenten und der damit verbundenen Dienste
• Zur Erstellung und Pflege Ihres Kontos im Kundenportal und in der mobilen App
• Zur Bearbeitung und Beantwortung von Support-Tickets
• Zum Versand von Kontobenachrichtigungen und Service-Updates per E-Mail oder Push-Benachrichtigung
• Zum Versand von Bestätigungen und Erinnerungen zu Terminbuchungen
• Zur Kommunikation über Ihre Servicestufe, Abrechnung oder Ihren Kontostatus
• Zur Abwicklung von Zahlungen und zur Verwaltung Ihres Abonnements über Stripe
• Zur Verbesserung unserer Dienste, der Genauigkeit der KI und der Nutzererfahrung
• Zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten und zur Durchsetzung unserer Nutzungsbedingungen
• Zur Erkennung und Verhinderung von Betrug, Missbrauch oder Sicherheitsvorfällen

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer oder mehrerer der folgenden Rechtsgrundlagen:

• Vertragserfüllung: Verarbeitung, die zur Bereitstellung der von Ihnen abonnierten Dienste erforderlich ist
• Einwilligung: Sofern Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben, etwa für SMS-Nachrichten oder Marketingmitteilungen
• Berechtigte Interessen: Zur Verbesserung der Dienste, für die Sicherheit und zur Betrugsprävention, sofern diese Interessen nicht durch Ihre Rechte überwogen werden
• Rechtliche Verpflichtung: Sofern die Verarbeitung zur Einhaltung geltender Gesetze und Vorschriften erforderlich ist

5. SMS / Textnachrichten

Wenn Sie Ihre Telefonnummer angeben, können Sie SMS/Textnachrichten von Timberline Dynamics LLC für die folgenden Zwecke erhalten:

• Servicebenachrichtigungen (z. B. Benachrichtigungen über neue Interessenten, Kontoaktualisierungen)
• Einmalpasscodes (OTP) zur Anmeldeverifizierung
• Terminerinnerungen und Buchungsbestätigungen
• Statusaktualisierungen zu Support-Tickets

Website-Texting-Widget („Text Us“). Einige Kunden binden unser „Text Us“-Widget in ihre eigenen Websites ein. Wenn ein Besucher das Widget absendet, gibt er seinen Namen und seine Mobilnummer an und muss aktiv ein Einwilligungskästchen ankreuzen, mit dem er dem Erhalt von Textnachrichten zu seiner Anfrage zustimmt. Wir protokollieren diese Einwilligung (einschließlich eines Zeitstempels und des angezeigten Einwilligungstextes) und verwenden die Nummer des Besuchers ausschließlich, um im Namen des Unternehmens auf diese Anfrage zu antworten und sie weiterzuverfolgen. Es können die üblichen Gebühren für Nachrichten und Daten anfallen, und Besucher können sich jederzeit abmelden, indem sie mit STOP antworten.

Mobile Opt-in-Daten und Informationen zur SMS-Einwilligung, die über unsere Website, unser Portal oder unsere mobile App erhoben werden, werden niemals zu Marketing- oder Werbezwecken an Dritte oder verbundene Unternehmen weitergegeben, verkauft oder offengelegt.

6. Anrufaufzeichnung & KI-Verarbeitung

Unser KI-Sprachassistent zeichnet Anrufe an die Telefonnummer Ihres Unternehmens auf und transkribiert sie. Wichtige Einzelheiten zu dieser Verarbeitung:

• Anrufer werden zu Beginn jedes Anrufs darüber informiert, dass sie mit einem KI-Assistenten sprechen und dass der Anruf aufgezeichnet werden kann
• Anrufaufzeichnungen, Transkripte und KI-generierte Zusammenfassungen werden sicher gespeichert und sind für Sie über das Kundenportal und die mobile App zugänglich
• Anrufdaten können zur Verbesserung der Qualität unseres KI-Dienstes verwendet werden (siehe Abschnitt 10)
• Anrufaufzeichnungen werden gemäß unserer Richtlinie zur Datenaufbewahrung aufbewahrt (siehe Abschnitt 9)

7. Cookies & Tracking-Technologien

Unsere Website und unsere Dienste können die folgenden Technologien verwenden:

• Unbedingt erforderliche Cookies: Erforderlich für Authentifizierung, Sitzungsverwaltung und Sicherheit (z. B. Anmeldesitzungen, CSRF-Schutz)
• Analyse: Wir können datenschutzfreundliche Analysewerkzeuge einsetzen, um zu verstehen, wie Besucher unsere Website nutzen, und um unsere Dienste zu verbessern. Diese Daten sind aggregiert und ermöglichen keine persönliche Identifizierung einzelner Nutzer
• Lokaler Speicher: Wird verwendet, um Authentifizierungs-Token und Nutzereinstellungen in Ihrem Browser oder Ihrer mobilen App zu speichern
• Werbemessung (Meta-Pixel): Auf unserer öffentlichen Website (nicht im Kundenportal oder in der mobilen App) verwenden wir das Pixel von Meta, um die Leistung unserer Facebook- und Instagram-Anzeigen zu messen – etwa ob jemand, der eine Anzeige gesehen hat, später unsere Preisseite besucht oder einen Bezahlvorgang begonnen hat – und um unsere Anzeigen Personen zu zeigen, die eher daran interessiert sind. Das Pixel verwendet Cookies und übermittelt Meta die besuchte Seite sowie grundlegende Browser- und Geräteinformationen. Wir übermitteln Meta niemals Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder Zahlungsdaten, und das Pixel wird nicht auf Seiten ausgeführt, die Konto-Links oder Anmeldeinformationen enthalten

Sie können die Werbemessung jederzeit über Ihre Datenschutzoptionen unten auf jeder Seite deaktivieren. Wir berücksichtigen außerdem Global-Privacy-Control-Signale (GPC) Ihres Browsers als Widerspruch. Die Deaktivierung hat keinen Einfluss auf Ihre Nutzung unserer Website oder Dienste.

8. Dienste Dritter

Wir nutzen die folgenden Dienste Dritter für den Betrieb unserer Plattform. Ihre Daten können ausschließlich zu den beschriebenen Zwecken an diese Anbieter weitergegeben werden:

• Supabase — Datenbank-Hosting, Authentifizierung und Backend-Infrastruktur
• Stripe — Zahlungsabwicklung und Abonnementverwaltung
• Retell AI — KI-Sprachagentenplattform, auf der unser virtueller Empfangsdienst basiert. Retell stützt sich seinerseits auf eigene Unterauftragsverarbeiter zur Erbringung des Dienstes — darunter Soniox (Sprache-zu-Text-Transkription) und Ironclad (Vertrags- und Vereinbarungsverwaltung) — und führt die aktuelle Liste seiner Unterauftragsverarbeiter in seinen eigenen Nutzungsbedingungen und seiner eigenen Datenschutzerklärung.
• Twilio — Telefonie-Infrastruktur, Bereitstellung von Telefonnummern und SMS-Zustellung
• Google (Gmail API) — E-Mail-Zustellung für Kontobenachrichtigungen und Aktualisierungen zu Support-Tickets
• Cloudflare — Website-Hosting, CDN und DDoS-Schutz
• Meta Platforms — Werbemessung auf unserer öffentlichen Website über das Meta-Pixel (siehe Abschnitt 7)
• Expo / Apple / Google — Vertrieb der mobilen App und Zustellung von Push-Benachrichtigungen

Jeder Drittanbieter ist an seine eigenen Datenschutzrichtlinien und Auftragsverarbeitungsverträge gebunden, und sofern ein Anbieter eigene Unterauftragsverarbeiter einsetzt, sind diese an gleichwertige Datenschutzpflichten gebunden. Wir verkaufen, vermieten oder tauschen Ihre personenbezogenen Daten nicht zu Marketingzwecken an Dritte.

9. Datenaufbewahrung

Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten so lange auf, wie Ihr Konto aktiv ist oder wie es zur Bereitstellung unserer Dienste für Sie erforderlich ist. Zu den konkreten Aufbewahrungsfristen gehören:

• Kontodaten: Werden aufbewahrt, solange Ihr Konto aktiv ist, und bei einem Antrag auf Kontolöschung gelöscht
• Audioaufzeichnungen von Anrufen: Werden ab dem Datum des Anrufs 90 Tage (Tarif Basecamp) bzw. 180 Tage (Tarife Ridgeline und Summit) aufbewahrt und anschließend endgültig gelöscht
• Anruftranskripte, Zusammenfassungen und Anrufmetadaten: Werden aufbewahrt, solange Ihr Konto aktiv ist, auch nachdem die zugehörige Audioaufzeichnung des Anrufs gelöscht wurde
• Abrechnungsunterlagen: Werden aufbewahrt, wie es steuer- und handelsrechtliche Vorschriften verlangen (in der Regel 7 Jahre)
• Support-Tickets: Werden aufbewahrt, solange Ihr Konto aktiv ist

Wenn Sie Ihr Konto löschen, löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, Anrufaufzeichnungen, Transkripte, Nachrichten, Trainingsdokumente und Konfigurationsdaten innerhalb von 30 Tagen. Anrufaufzeichnungen werden zuerst aus dem Speicher gelöscht, sodass sie die Datensätze, die auf sie verweisen, nicht überdauern können. Restkopien von Datenbankeinträgen können nach der Löschung bis zu 7 Tage lang in unseren verschlüsselten Backups verbleiben; diese Backups werden nicht für den aktiven Betrieb wiederhergestellt, und jede wiederhergestellte Kopie wird erneut gelöscht. Einige Informationen können aufbewahrt werden, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder berechtigten geschäftlichen Zwecken dient (z. B. Beilegung von Streitigkeiten, Durchsetzung von Vereinbarungen oder Einhaltung einer rechtlichen Aufbewahrungsanordnung (Legal Hold)).

10. Verbesserung der Dienste & KI-Training

Anrufaufzeichnungen und Transkripte können von Timberline Dynamics überprüft werden, um die Servicequalität zu verbessern, das Verhalten der KI zu verfeinern und Supportanliegen zu lösen. Anrufdaten werden niemals an Dritte weitergegeben oder zum Training von KI-Modellen Dritter verwendet. Jede Analyse von Anrufdaten erfolgt, soweit möglich, anhand anonymisierter und aggregierter Daten. Sie können Überprüfungen zur Verbesserung der Dienste widersprechen, indem Sie sich an [email protected] wenden.

11. Datensicherheit

Wir setzen branchenübliche Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Daten ein, darunter verschlüsselte Verbindungen (TLS/SSL), sicheres Passwort-Hashing, Sicherheitsrichtlinien auf Zeilenebene (Row-Level Security) in unserer Datenbank sowie eine für Ihr Konto verfügbare Zwei-Faktor-Authentifizierung (TOTP). Der Zugriff auf Produktivsysteme ist ausschließlich befugtem Personal vorbehalten. Keine Methode der elektronischen Übertragung oder Speicherung ist jedoch zu 100% sicher, und wir können keine absolute Sicherheit garantieren.

12. Ihre Rechte

Je nach Ihrem Aufenthaltsort können Ihnen hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten die folgenden Rechte zustehen:

Alle Nutzer:

• Auf die personenbezogenen Daten zuzugreifen, die wir über Sie gespeichert haben
• Berichtigung unrichtiger Informationen zu verlangen
• Die Löschung Ihres Kontos und Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (über das Kundenportal, die mobile App oder durch Kontaktaufnahme mit uns)
• Nicht unbedingt erforderlichen Mitteilungen zu widersprechen
• Sich jederzeit von SMS-Nachrichten abzumelden, indem Sie mit STOP antworten
• Datenüberprüfungen zur Verbesserung der Dienste zu widersprechen

Einwohner Kaliforniens (CCPA/CPRA):

• Recht auf Auskunft darüber, welche personenbezogenen Daten wir erheben, verwenden und offenlegen
• Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten
• Recht auf Widerspruch gegen den Verkauf oder die Weitergabe personenbezogener Daten – wir verkaufen Ihre personenbezogenen Daten nicht. Die Nutzung des Meta-Pixels auf unserer öffentlichen Website kann als „Weitergabe“ für kontextübergreifende verhaltensbasierte Werbung gelten; Sie können über Ihre Datenschutzoptionen oder ein Global-Privacy-Control-Signal widersprechen
• Recht auf Nichtdiskriminierung bei der Ausübung Ihrer Datenschutzrechte
• Recht auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten
• Recht auf Einschränkung der Verwendung sensibler personenbezogener Daten — wir verwenden sensible Informationen nur, soweit dies zur Bereitstellung der Dienste erforderlich ist

Einwohner Oregons (Oregon Consumer Privacy Act – Verbraucherdatenschutzgesetz von Oregon):

• Recht auf Auskunft, Zugang und Erhalt einer Kopie Ihrer personenbezogenen Daten
• Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Recht auf Widerspruch gegen gezielte Werbung, den Verkauf von Daten oder Profiling – wir verkaufen Ihre Daten nicht und betreiben kein Profiling. Wir verwenden das Meta-Pixel auf unserer öffentlichen Website zur Werbemessung und zur Ausrichtung von Anzeigen; Sie können jederzeit über Ihre Datenschutzoptionen oder ein Global-Privacy-Control-Signal widersprechen

Einwohner des Europäischen Wirtschaftsraums / des Vereinigten Königreichs (GDPR/UK GDPR – DSGVO/UK-DSGVO):

• Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung Ihrer personenbezogenen Daten
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung oder auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen (sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht)
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Um eines dieser Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter [email protected]. Wir beantworten überprüfbare Anfragen innerhalb von 45 Tagen (bzw. 30 Tagen bei Anfragen nach der GDPR). Sie können Ihr Konto zudem jederzeit direkt über das Kundenportal oder die mobile App löschen.

13. Internationale Datenübermittlungen

Unsere Dienste werden hauptsächlich in den Vereinigten Staaten gehostet. Wenn Sie von außerhalb der Vereinigten Staaten auf unsere Dienste zugreifen, können Ihre Informationen in die Vereinigten Staaten übermittelt und dort gespeichert und verarbeitet werden, wo sich unsere Server und Dienstleister befinden. Durch die Nutzung unserer Dienste willigen Sie in solche Übermittlungen ein. Wir stellen sicher, dass geeignete Garantien vorhanden sind, um Ihre Daten im Einklang mit dieser Datenschutzerklärung und dem geltenden Recht zu schützen.

14. Datenschutz bei Kindern

Unsere Dienste sind für Unternehmen konzipiert und richten sich nicht an Personen unter 18 Jahren. Wir erheben wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern unter 13 Jahren (bzw. unter 16 Jahren im EWR/Vereinigten Königreich). Wenn wir erfahren, dass wir personenbezogene Daten von einem Kind unterhalb der maßgeblichen Altersgrenze erhoben haben, werden wir diese Informationen umgehend löschen. Wenn Sie der Ansicht sind, dass ein Kind uns personenbezogene Daten übermittelt hat, kontaktieren Sie uns bitte unter [email protected].

Altersverifizierung durch App-Stores. Zur Unterstützung der Einhaltung von Gesetzen zur Altersverifizierung in App-Stores (einschließlich des Texas App Store Accountability Act und ähnlicher bundesstaatlicher Gesetze) können der Apple App Store und Google Play das Alter eines Nutzers überprüfen und bei Minderjährigen die Einwilligung eines Elternteils oder Erziehungsberechtigten einholen, bevor unsere mobile App heruntergeladen oder wesentlich geändert wird. Sofern ein App-Store uns die Alterskategorie eines Nutzers oder den Status der elterlichen Einwilligung übermittelt, verwenden wir diese Informationen ausschließlich, um geltendes Recht einzuhalten, altersbezogene Beschränkungen durchzusetzen und Sicherheitsfunktionen sowie Standardeinstellungen bereitzustellen. Wir verwenden sie nicht für Werbung, Marketing, Profiling oder Analysen, wir verkaufen sie nicht und geben sie nicht weiter, und wir löschen sie, sobald die jeweilige Verifizierung abgeschlossen ist. Unsere mobile App fordert derzeit keine Alterssignale von den App-Stores an und speichert diese nicht.

15. „Do Not Track“-Signale

Einige Webbrowser übermitteln „Do Not Track“-Signale (DNT). Da es keinen Branchenstandard für die Beachtung von DNT gibt, reagiert unsere Website derzeit nicht auf DNT-Signale. Global-Privacy-Control-Signale (GPC) berücksichtigen wir jedoch: Sendet Ihr Browser ein solches Signal, behandeln wir es als Widerspruch gegen die Werbemessung, und das Meta-Pixel wird nicht geladen.

16. Links zu Dritten

Unsere Website und unsere Dienste können Links zu Websites oder Diensten Dritter enthalten, die nicht im Eigentum oder unter der Kontrolle von Timberline Dynamics LLC stehen. Wir sind nicht für die Datenschutzpraktiken dieser Dritten verantwortlich. Wir empfehlen Ihnen, die Datenschutzerklärungen aller von Ihnen besuchten Websites Dritter zu lesen.

17. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Änderungen werden auf dieser Seite mit einem aktualisierten Datum unter „Zuletzt aktualisiert“ veröffentlicht. Bei wesentlichen Änderungen werden wir Sie per E-Mail oder durch einen deutlich sichtbaren Hinweis auf unserer Website benachrichtigen. Die fortgesetzte Nutzung unserer Dienste nach Änderungen gilt als Annahme der geänderten Erklärung.

18. Kontakt

Wenn Sie Fragen, Anliegen oder Anfragen zu dieser Datenschutzerklärung oder Ihren personenbezogenen Daten haben, kontaktieren Sie uns unter:

Timberline Dynamics LLC
Tigard, Oregon
E-Mail: [email protected]