Politique de confidentialité

1. Introduction

Timberline Dynamics LLC (« nous », « notre » ou « nos ») respecte votre vie privée et s'engage à protéger les informations personnelles que vous nous communiquez. La présente Politique de confidentialité explique quelles données nous collectons, comment nous les utilisons, les bases juridiques du traitement et les droits dont vous disposez à l'égard de ces données lorsque vous utilisez notre site web (www.timberlinedynamics.com), notre application mobile, notre portail client, nos services d'assistant vocal IA et les communications associées (collectivement, les « Services »).

En utilisant nos Services, vous reconnaissez avoir lu et compris la présente Politique de confidentialité. Si vous n'êtes pas d'accord avec nos pratiques, veuillez ne pas utiliser nos Services.

2. Informations que nous collectons

2a. Informations que vous fournissez directement

• Nom complet (prénom et nom)
• Adresse e-mail
• Numéro de téléphone
• Nom de l'entreprise et secteur d'activité
• Niveau de service ou formule choisie
• Détails des tickets d'assistance (objet, description, catégorie)
• Identifiants de compte (adresse e-mail et mot de passe, stockés de manière sécurisée sous forme chiffrée par hachage)
• Documents d'entraînement et instructions personnalisées que vous téléversez pour votre agent IA
• Informations de facturation et de paiement (traitées de manière sécurisée par Stripe ; nous ne stockons pas les numéros de carte complets)

2b. Informations collectées automatiquement par l'intermédiaire de nos Services

• Enregistrements et transcriptions des appels générés par notre assistant vocal IA
• Résumés d'appels et classifications de l'issue des appels générés par l'IA
• Numéros de téléphone des appelants et métadonnées des appels (durée, heure, issue)
• Contenu des messages vocaux et des messages laissés par les appelants
• Journaux des messages SMS (messages envoyés vers et depuis le numéro de votre entreprise)
• Coordonnées de prospects transmises via le widget « Text Us » du site web d'un client (nom du visiteur, numéro de mobile, message et preuve du consentement aux SMS)

2c. Informations collectées lors de l'utilisation du site web et de l'application

• Type d'appareil, système d'exploitation et type de navigateur
• Adresse IP et localisation géographique approximative
• Pages visitées, fonctionnalités utilisées et modes d'interaction
• URL de provenance et termes de recherche vous ayant conduit à notre site
• Jetons de notifications push (application mobile, avec votre autorisation)

3. Comment nous utilisons vos informations

Nous utilisons les informations que nous collectons aux fins suivantes :

• Fournir et gérer notre assistant vocal IA et les services associés
• Créer et gérer votre compte sur le portail client et l'application mobile
• Traiter les tickets d'assistance et y répondre
• Envoyer des notifications de compte et des mises à jour du service par e-mail ou par notification push
• Envoyer des confirmations et des rappels de prise de rendez-vous
• Communiquer au sujet de votre niveau de service, de votre facturation ou de l'état de votre compte
• Traiter les paiements et gérer votre abonnement par l'intermédiaire de Stripe
• Améliorer nos services, la précision de l'IA et l'expérience utilisateur
• Respecter nos obligations légales et faire appliquer nos Conditions d'utilisation
• Détecter et prévenir la fraude, les abus ou les incidents de sécurité

4. Bases juridiques du traitement

Nous traitons vos informations personnelles sur le fondement d'une ou plusieurs des bases juridiques suivantes :

• Exécution du contrat : traitement nécessaire à la fourniture des Services auxquels vous avez souscrit
• Consentement : lorsque vous avez donné votre consentement explicite, par exemple pour la messagerie SMS ou les communications marketing
• Intérêts légitimes : pour l'amélioration du service, la sécurité et la prévention de la fraude, lorsque ces intérêts ne prévalent pas sur vos droits
• Obligation légale : lorsque le traitement est requis pour se conformer aux lois et réglementations applicables

5. SMS / Messagerie texte

Lorsque vous fournissez votre numéro de téléphone, vous pouvez recevoir des SMS/messages texte de Timberline Dynamics LLC aux fins suivantes :

• Notifications de service (par exemple, alertes de nouveaux prospects, mises à jour du compte)
• Codes à usage unique (OTP) pour la vérification de la connexion
• Rappels de rendez-vous et confirmations de réservation
• Mises à jour sur l'état des tickets d'assistance

Widget de messagerie sur site web (« Text Us »). Certains clients ajoutent notre widget « Text Us » à leur propre site web. Lorsqu'un visiteur soumet le widget, il fournit son nom et son numéro de mobile et doit cocher de manière expresse une case de consentement par laquelle il accepte de recevoir des messages texte concernant sa demande. Nous enregistrons ce consentement (y compris un horodatage et le texte de consentement affiché) et n'utilisons le numéro du visiteur que pour répondre à cette demande et en assurer le suivi pour le compte de l'entreprise. Des frais standard de messagerie et de données peuvent s'appliquer, et les visiteurs peuvent répondre STOP à tout moment pour se désinscrire.

Les données d'inscription mobile (opt-in) et les informations de consentement aux SMS collectées par l'intermédiaire de notre site web, de notre portail ou de notre application mobile ne sont jamais partagées, vendues ou divulguées à des tiers ou à des sociétés affiliées à des fins de marketing ou de promotion.

6. Enregistrement des appels et traitement par l'IA

Notre assistant vocal IA enregistre et transcrit les appels passés vers le numéro de téléphone de votre entreprise. Informations importantes concernant ce traitement :

• Les appelants sont informés au début de chaque appel qu'ils s'adressent à un assistant IA et que l'appel peut être enregistré
• Les enregistrements d'appels, les transcriptions et les résumés générés par l'IA sont stockés de manière sécurisée et vous sont accessibles via le portail client et l'application mobile
• Les données d'appel peuvent être utilisées pour améliorer la qualité de notre service d'IA (voir la Section 10)
• Les enregistrements d'appels sont conservés conformément à notre politique de conservation des données (voir la Section 9)

7. Cookies et technologies de suivi

Notre site web et nos services peuvent utiliser les technologies suivantes :

• Cookies essentiels : nécessaires à l'authentification, à la gestion des sessions et à la sécurité (par exemple, sessions de connexion, protection CSRF)
• Mesure d'audience : nous pouvons utiliser des outils de mesure d'audience respectueux de la vie privée afin de comprendre comment les visiteurs utilisent notre site web et d'améliorer nos services. Ces données sont agrégées et ne permettent pas d'identifier personnellement les utilisateurs
• Stockage local : utilisé pour stocker les jetons d'authentification et les préférences de l'utilisateur dans votre navigateur ou votre application mobile
• Mesure publicitaire (Pixel Meta) : sur notre site web public (et non sur le portail client ni dans l'application mobile), nous utilisons le Pixel de Meta pour mesurer les performances de nos publicités Facebook et Instagram — par exemple, savoir si une personne ayant vu une publicité a ensuite consulté notre page de tarifs ou commencé un paiement — et pour présenter nos publicités aux personnes les plus susceptibles d'être intéressées. Le Pixel utilise des cookies et transmet à Meta la page consultée ainsi que des informations de base sur le navigateur et l'appareil. Nous ne transmettons jamais à Meta votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone ni vos informations de paiement, et le Pixel ne s'exécute pas sur les pages contenant des liens de compte ou des informations de connexion

Vous pouvez désactiver la mesure publicitaire à tout moment grâce au lien Vos choix en matière de confidentialité, en bas de chaque page. Nous respectons également les signaux Global Privacy Control (GPC) du navigateur comme demande d'opposition. Sa désactivation n'a aucune incidence sur votre utilisation de notre site web ou de nos services.

8. Services tiers

Nous faisons appel aux services tiers suivants pour exploiter notre plateforme. Vos données peuvent être partagées avec ces prestataires uniquement aux fins décrites :

• Supabase — Hébergement de bases de données, authentification et infrastructure back-end
• Stripe — Traitement des paiements et gestion des abonnements
• Retell AI — Plateforme d'agents vocaux IA qui fait fonctionner notre service de réceptionniste virtuel. Retell s'appuie à son tour sur ses propres sous-traitants pour fournir le service — notamment Soniox (transcription de la parole en texte) et Ironclad (gestion des contrats et des accords) — et tient à jour la liste de ses sous-traitants dans ses propres Conditions d'utilisation et Politique de confidentialité.
• Twilio — Infrastructure de téléphonie, attribution de numéros de téléphone et acheminement des SMS
• Google (Gmail API) — Envoi d'e-mails pour les notifications de compte et les mises à jour des tickets d'assistance
• Cloudflare — Hébergement du site web, CDN et protection contre les attaques DDoS
• Meta Platforms — Mesure publicitaire sur notre site web public au moyen du Pixel Meta (voir la section 7)
• Expo / Apple / Google — Distribution de l'application mobile et envoi des notifications push

Chaque prestataire de services tiers est lié par ses propres politiques de confidentialité et accords de traitement des données et, lorsqu'un prestataire fait appel à ses propres sous-traitants, ces sous-traitants sont liés par des obligations équivalentes en matière de protection des données. Nous ne vendons, ne louons ni n'échangeons vos informations personnelles avec aucun tiers à des fins de marketing.

9. Conservation des données

Nous conservons vos informations personnelles aussi longtemps que votre compte est actif ou que cela est nécessaire pour vous fournir nos services. Les durées de conservation spécifiques sont notamment les suivantes :

• Données du compte : conservées tant que votre compte est actif et supprimées à la suite d'une demande de suppression du compte
• Enregistrements audio des appels : conservés pendant 90 jours (formule Basecamp) ou 180 jours (formules Ridgeline et Summit) à compter de la date de l'appel, puis supprimés définitivement
• Transcriptions, résumés et métadonnées des appels : conservés tant que votre compte est actif, même après la suppression de l'enregistrement audio de l'appel correspondant
• Documents de facturation : conservés conformément aux exigences des lois fiscales et comptables (généralement 7 ans)
• Tickets d'assistance : conservés tant que votre compte est actif

Lorsque vous supprimez votre compte, nous supprimons vos données personnelles, enregistrements d'appels, transcriptions, messages, documents d'entraînement et données de configuration dans un délai de 30 jours. Les enregistrements d'appels sont effacés du stockage en premier, de sorte qu'ils ne peuvent pas survivre aux enregistrements de base de données qui y font référence. Des copies résiduelles des enregistrements de base de données peuvent subsister dans nos sauvegardes chiffrées jusqu'à 7 jours après la suppression ; ces sauvegardes ne sont pas restaurées pour un usage actif, et toute copie restaurée est à nouveau supprimée. Certaines informations peuvent être conservées lorsque la loi l'exige ou à des fins commerciales légitimes (par exemple, la résolution de litiges, l'exécution d'accords ou le respect d'une obligation de conservation à des fins judiciaires (legal hold)).

10. Amélioration du service et entraînement de l'IA

Les enregistrements et transcriptions des appels peuvent être examinés par Timberline Dynamics afin d'améliorer la qualité du service, d'affiner le comportement de l'IA et de résoudre les problèmes d'assistance. Les données d'appel ne sont jamais partagées avec des modèles d'IA de tiers ni utilisées pour les entraîner. Toute analyse des données d'appel est effectuée, dans la mesure du possible, sur des données anonymisées et agrégées. Vous pouvez refuser ces examens d'amélioration du service en contactant [email protected].

11. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité conformes aux normes du secteur pour protéger vos données, notamment des connexions chiffrées (TLS/SSL), un hachage sécurisé des mots de passe, des politiques de sécurité au niveau des lignes dans notre base de données et une authentification à deux facteurs (TOTP) disponible pour votre compte. L'accès aux systèmes de production est réservé au seul personnel autorisé. Toutefois, aucune méthode de transmission ou de stockage électronique n'est sûre à 100 %, et nous ne pouvons pas garantir une sécurité absolue.

12. Vos droits

Selon votre lieu de résidence, vous pouvez disposer des droits suivants à l'égard de vos informations personnelles :

Tous les utilisateurs :

• Accéder aux informations personnelles que nous détenons à votre sujet
• Demander la rectification d'informations inexactes
• Demander la suppression de votre compte et de vos données personnelles (possible via le portail client, l'application mobile ou en nous contactant)
• Refuser les communications non essentielles
• Vous désinscrire des messages SMS à tout moment en répondant STOP
• Refuser les examens de données à des fins d'amélioration du service

Résidents de Californie (CCPA/CPRA) :

• Droit de savoir quelles informations personnelles nous collectons, utilisons et divulguons
• Droit de supprimer vos informations personnelles
• Droit de s'opposer à la vente ou au partage des informations personnelles — nous ne vendons pas vos informations personnelles. L'utilisation du Pixel Meta sur notre site web public peut être considérée comme un « partage » à des fins de publicité comportementale intercontextuelle ; vous pouvez vous y opposer via Vos choix en matière de confidentialité ou un signal Global Privacy Control
• Droit à la non-discrimination lorsque vous exercez vos droits en matière de confidentialité
• Droit de rectifier des informations personnelles inexactes
• Droit de limiter l'utilisation des informations personnelles sensibles — nous n'utilisons les informations sensibles que dans la mesure nécessaire à la fourniture des Services

Résidents de l'Oregon (Oregon Consumer Privacy Act, loi de l'Oregon sur la protection de la vie privée des consommateurs) :

• Droit de savoir, d'accéder à vos données personnelles et d'en obtenir une copie
• Droit à l'effacement de vos données personnelles
• Droit de rectifier des données inexactes
• Droit à la portabilité des données
• Droit de s'opposer à la publicité ciblée, à la vente de données ou au profilage — nous ne vendons pas vos données et ne procédons à aucun profilage. Nous utilisons le Pixel Meta sur notre site web public pour la mesure et le ciblage publicitaires ; vous pouvez vous y opposer à tout moment via Vos choix en matière de confidentialité ou un signal Global Privacy Control

Résidents de l'Espace économique européen / du Royaume-Uni (GDPR/UK GDPR — RGPD/RGPD britannique) :

• Droit d'accès, de rectification et d'effacement de vos données personnelles
• Droit à la limitation du traitement ou droit d'opposition au traitement
• Droit à la portabilité des données
• Droit de retirer votre consentement à tout moment (lorsque le traitement est fondé sur le consentement)
• Droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle

Pour exercer l'un de ces droits, contactez-nous à l'adresse [email protected]. Nous répondrons aux demandes vérifiables dans un délai de 45 jours (ou de 30 jours pour les demandes relevant du GDPR). Vous pouvez également supprimer votre compte directement via le portail client ou l'application mobile à tout moment.

13. Transferts internationaux de données

Nos services sont principalement hébergés aux États-Unis. Si vous accédez à nos Services depuis l'extérieur des États-Unis, vos informations peuvent être transférées, stockées et traitées aux États-Unis, où se trouvent nos serveurs et nos prestataires de services. En utilisant nos Services, vous consentez à ces transferts. Nous veillons à ce que des garanties appropriées soient mises en place pour protéger vos données conformément à la présente Politique de confidentialité et à la loi applicable.

14. Protection de la vie privée des enfants

Nos Services sont conçus pour les entreprises et ne s'adressent pas aux personnes âgées de moins de 18 ans. Nous ne collectons pas sciemment d'informations personnelles auprès d'enfants de moins de 13 ans (ou de moins de 16 ans dans l'EEA/UK). Si nous apprenons que nous avons collecté des informations personnelles auprès d'un enfant n'ayant pas l'âge applicable, nous supprimerons ces informations dans les plus brefs délais. Si vous pensez qu'un enfant nous a fourni des informations personnelles, veuillez nous contacter à l'adresse [email protected].

Vérification de l'âge par les boutiques d'applications. Afin de favoriser le respect des lois relatives à la vérification de l'âge par les boutiques d'applications (notamment le Texas App Store Accountability Act et les lois similaires d'autres États), l'Apple App Store et Google Play peuvent vérifier l'âge d'un utilisateur et, pour les mineurs, obtenir le consentement d'un parent ou tuteur avant que notre application mobile ne soit téléchargée ou modifiée de manière substantielle. Lorsqu'une boutique d'applications nous communique la catégorie d'âge d'un utilisateur ou le statut du consentement parental, nous utilisons ces informations uniquement pour nous conformer à la loi applicable, appliquer les restrictions liées à l'âge et fournir des fonctionnalités de sécurité et des paramètres par défaut. Nous ne les utilisons pas à des fins de publicité, de marketing, de profilage ou d'analyse, nous ne les vendons ni ne les partageons, et nous les supprimons dès que la vérification concernée est terminée. Notre application mobile ne demande ni ne stocke actuellement de signaux d'âge provenant des boutiques d'applications.

15. Signaux « Do Not Track »

Certains navigateurs web transmettent des signaux « Do Not Track » (DNT, « Ne pas me suivre »). En l'absence de norme sectorielle relative au respect des signaux DNT, notre site web ne répond pas actuellement aux signaux DNT. Nous respectons en revanche les signaux Global Privacy Control (GPC) : si votre navigateur en envoie un, nous le traitons comme une demande d'opposition à la mesure publicitaire et le Pixel Meta n'est pas chargé.

16. Liens vers des tiers

Notre site web et nos services peuvent contenir des liens vers des sites web ou services tiers qui n'appartiennent pas à Timberline Dynamics LLC ou qui ne sont pas contrôlés par elle. Nous ne sommes pas responsables des pratiques de ces tiers en matière de confidentialité. Nous vous encourageons à consulter les politiques de confidentialité de tout site tiers que vous visitez.

17. Modifications de la présente Politique

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre. Les modifications seront publiées sur cette page avec une date de « Dernière mise à jour » actualisée. Si nous apportons des modifications substantielles, nous vous en informerons par e-mail ou au moyen d'un avis bien visible sur notre site web. Le fait de continuer à utiliser nos Services après des modifications vaut acceptation de la politique révisée.

18. Nous contacter

Pour toute question, préoccupation ou demande concernant la présente Politique de confidentialité ou vos données personnelles, contactez-nous à :

Timberline Dynamics LLC
Tigard, Oregon
E-mail : [email protected]