Médical et dentaire
Laissez votre équipe se consacrer aux patients, pas au téléphone.
Une réceptionniste IA pour absorber le surplus d’appels de l’accueil, couvrir les heures de fermeture et acheminer les appels 24 h/24
Votre accueil croule sous les appels pendant que les praticiens sont avec leurs patients. Dyna répond à chaque appel 24 h/24, 7 j/7, gère la prise de rendez-vous et les questions générales, et transmet tout ce qui est médical directement à votre équipe. Important : Timberline Dynamics n’est pas un « business associate » au sens de la loi américaine HIPAA et ne signe pas de Business Associate Agreements. Dyna est conçue pour recueillir le nom, le numéro et le motif d’appel — pas de détails médicaux — et ne remplace pas un système conforme à la HIPAA.
Médical et dentaire : pourquoi les professionnels ont besoin d’une meilleure solution d’accueil téléphonique
Les solutions traditionnelles ne suffisent pas pour une entreprise comme la vôtre.
Un volume d’appels qui submerge l’accueil
Aux heures de pointe, plus de 20 appels arrivent : demandes de rendez-vous, renouvellements d’ordonnance, questions d’assurance, suivis de résultats d’analyses. Votre accueil à deux personnes ne suit pas. Des appels sont perdus. Les patients s’agacent. L’équipe soignante est interrompue pour des appels non médicaux, au détriment du temps facturable.
Chaque appel manqué est un rendez-vous manqué
Quand les appels restent sans réponse aux heures de pointe ou après la fermeture, les patients prennent rendez-vous ailleurs. Demandes de nouveaux patients, demandes de rendez-vous et questions générales s’accumulent sur la messagerie — et la plupart des appelants ne laissent pas de message.
Les appels hors horaires restent sans réponse
Les patients appellent le soir et le week-end pour prendre rendez-vous, connaître vos horaires ou demander à être rappelés. La messagerie ne recueille aucun détail et la plupart des appelants ne laissent pas de message. Vous perdez des rendez-vous et les nouveaux patients vont ailleurs.
Médical et dentaire : comment Dyna travaille pour vous
Dyna est formée sur votre entreprise et prend les appels que vous ne pouvez pas prendre.
Appels sécurisés et accès aux données contrôlé
Toutes les données transitent par des connexions chiffrées et sont stockées chiffrées au repos. L’accès aux enregistrements d’appels de chaque compte est contrôlé — votre équipe ne voit que les données de votre cabinet. Les notes d’accueil et les transcriptions sont stockées dans une infrastructure dédiée, jamais partagées entre comptes.
Prise de rendez-vous et intégration calendrier
Dyna réserve les rendez-vous dans votre calendrier, et votre logiciel de cabinet envoie les rappels qu’il envoie déjà — nous n’ajoutons pas un second SMS que vos patients n’ont pas demandé. Le temps des praticiens est préservé : plus d’allers-retours pour planifier.
Des informations de rappel, pas des informations médicales
Dyna recueille le nom de l’appelant, son numéro de téléphone et ses créneaux préférés, puis passe le relais à votre équipe. Elle a pour consigne de ne pas recueillir ni enregistrer d’informations médicales ou d’assurance — c’est votre équipe qui traite l’aspect médical, dans vos systèmes, avec un appelant déjà qualifié et planifié.
Prise de messages et acheminement vers l’équipe
Quand un appelant veut joindre une personne ou un service précis, Dyna prend un message détaillé et le transmet par e-mail au bon membre de l’équipe, avec une notification sur son téléphone. Votre équipe a tout le contexte sans être interrompue en pleine consultation.
Médical et dentaire : ce que Dyna prend en charge pour vous
FAQ — Médical et dentaire
Les questions que nous posent les professionnels de la santé et du dentaire.
Comment Dyna assure-t-elle la sécurité des données des patients ?+
Toutes les données transitent par des connexions chiffrées (TLS) et sont stockées chiffrées au repos. L’accès aux enregistrements de chaque compte est contrôlé — votre équipe ne voit que les données de votre cabinet. Soyons clairs sur les limites : aucune « certification HIPAA » n’existe qu’un prestataire pourrait détenir, et Timberline Dynamics n’est pas un « business associate » au sens de la HIPAA et ne signe pas de BAA. Dyna est une couche d’accueil pour la prise de rendez-vous et l’acheminement des appels, pas un système de référence pour les informations des patients. Tout ce qui est médical a sa place dans votre logiciel de gestion de cabinet.
Quelles informations Dyna recueille-t-elle auprès des appelants ?+
Dyna recueille des coordonnées de base — nom, numéro de téléphone, motif de l’appel et préférences de rendez-vous. Pour tout ce qui est médical ou propre à un dossier, Dyna prend un message détaillé et le transmet au membre de l’équipe concerné. Dyna ne recueille ni ne stocke d’informations de santé protégées (PHI).
Comment Dyna gère-t-elle les situations urgentes ?+
Dyna peut être formée pour reconnaître des mots-clés d’urgence comme « douleur intense », « difficulté à respirer », « réaction allergique » et « saignement important ». Ces appels déclenchent des notifications immédiates au personnel de garde ou des alertes au cabinet. Dyna recueille les informations de l’appelant et les détails pour que votre équipe réagisse vite. En cas d’urgence médicale, l’appelant doit être invité à composer le 911.
Dyna s’intègre-t-elle à nos systèmes de prise de rendez-vous ?+
Oui. Avec Ridgeline et les offres supérieures, Dyna réserve directement dans Google Calendar, Cal.com, Acuity ou un calendrier que nous hébergeons pour vous, et l’appelant reçoit sa confirmation sur-le-champ. D’autres systèmes peuvent récupérer les réservations via nos webhooks signés (l’étape Webhooks de Zapier les connecte). Les informations recueillies sur les patients sont dans votre portail, pour que votre équipe les examine et les saisisse dans votre logiciel de cabinet si nécessaire.
Dyna peut-elle répondre aux questions simples des appelants ?+
Oui. Dyna peut être formée sur vos prestations, vos horaires, vos règles générales et vos questions fréquentes. Les appelants peuvent demander « Êtes-vous ouverts demain ? » ou « Quelle est votre politique d’annulation ? » Pour les questions propres à un dossier ou les questions de facturation complexes, Dyna recueille les informations de l’appelant et les transmet à votre équipe pour un rappel.
Important : Timberline Dynamics n’est pas un « business associate » au sens de la HIPAA et ne signe pas de Business Associate Agreements. N’utilisez pas Dyna pour recueillir, stocker ou transmettre des informations de santé protégées. En cas d’urgence médicale, composez toujours le 911.
Laissez votre équipe se consacrer aux patients, pas au téléphone.
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